Kwestionariusz osobowy dla pracownika: co to jest? Jak wypełnić? [wzór]

Kategoria:

Praca

Kwestionariusz osobowy dla pracownika: co to jest? Jak wypełnić? [wzór]

Wpis nie był jeszcze oceniany

Joanna Ryś

Specjalista ds. sourcingu

Joanna Ryś

Aktualizacja:

Wpis nie był jeszcze oceniany

Masz do wypełnienia kwestionariusz osobowy? Zazwyczaj nie powinno stanowić to problemu. Zastanawiasz się, czy ten dokument nie wymaga od Ciebie zbyt dużej liczby informacji? Pracodawca ma prawo zażądać od Ciebie najbardziej podstawowych danych osobowych, jednak są takie informacje, którymi nie masz obowiązku się dzielić. Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj poniższy artykuł!

Podczas poszukiwania pracy najprawdopodobniej spotkasz się z koniecznością wypełnienia kwestionariusza osobowego. Może to mieć miejsce już na początku rekrutacji — nawet przed rozmową kwalifikacyjną. Znacznie częściej odbywa się to jednak dopiero w momencie podpisywania umowy.

Na czym polega taki kwestionariusz i dlaczego musisz go uzupełnić. No i właśnie… czy faktycznie musisz go uzupełniać? A może masz inną opcję?

Jeżeli masz takie lub inne wątpliwości związane z kwestionariuszem osobowym, to koniecznie przeczytaj ten artykuł. Dowiesz się z niego także o tym:

  • jak ma się RODO do kwestionariusza danych osobowych;
  • po co pracodawcy tak dużo informacji na Twój temat;
  • jak wypełnić taki kwestionariusz osobowy.

Chcesz wiedzieć więcej? No to zaczynajmy! 😄

Przykładowe CV

Chcesz, aby Twoje CV prezentowało się idealnie? Zobacz wszystkie szablony, jakie przygotowaliśmy w naszym kreatorze CV

Kwestionariusz osobowy — co to jest?

Kwestionariusz osobowy to bardzo przydatny dokument, który służy do przekazania Twoich danych osobowych pracodawcy. Udostępnienie pracodawcy takich danych następuje poprzez oświadczenie pracownika. Kwestionariusz jest dokumentem, na którym je umieszczasz. 

Rekrutujesz się do pracy i czekasz aż pracodawca przygotuje dla Ciebie umowę o pracę? Wszystkie dane potrzebne do jej sporządzenia umieścisz właśnie w kwestionariuszu osobowym.

A może pracodawca potrzebuje od Ciebie informacji już w trakcie rekrutacji? W takim wypadku otrzymasz kwestionariusz już na wcześniejszych etapach postępowania rekrutacyjnego.

Kwestionariusz osobowy — co to jest?

Na pewno zastanawiasz się — po co pracodawcy takie informacje na Twój temat? Przyjrzyjmy się temu.

Po co pracodawcy Twoje dane osobowe?

Do nawiązania stosunku pracy pracodawca potrzebuje od Ciebie szeregu danych osobowych, są to przede wszystkim:

  • imię i nazwisko;
  • adres korespondencyjny;
  • PESEL (lub rodzaj oraz numer dokumentu potwierdzającego tożsamość);
  • przebieg dotychczasowego wykształcenia i zatrudnienia;
  • numer konta.

Oprócz tego pracodawca ma prawo zażądać od Ciebie innych danych osobowych (w tym danych osobowych członków rodziny pracownika), jeżeli jest to wymagane do skorzystania z dodatkowych uprawnień wynikających z prawa pracy.

Pracodawca zgłasza Cię do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz odprowadza za Ciebie zaliczki na podatek dochodowy do Urzędu Skarbowego. W związku z tym takie dane są mu bezwzględnie potrzebne.

Uwaga! Pamiętaj o tym, że możesz być poproszona lub poproszony o wypełnienie kwestionariusza osobowego nie tylko w przypadku umowy o pracę. Takie dane są potrzebne również do przygotowania umowy zlecenia czy umowy o dzieło.

Tak wygląda sprawa już w momencie podpisywania umowy. A co w sytuacji, w której wypełniasz kwestionariusz osobowy już na wcześniejszym etapie?

Także podczas rekrutacji pracodawca może wymagać od Ciebie pewnych danych osobowych. Jeżeli Twoje CV nie zawiera wszystkich niezbędnych danych lub rekruter potrzebuje dodatkowych informacji, może poprosić Cię o wypełnienie kwestionariusza osobowego. W tym dokumencie możesz zostać poproszona lub poproszony o:

  • imię i nazwisko,
  • datę urodzenia,
  • dane kontaktowe (w tym adres zamieszkania),
  • informacje o wykształceniu,
  • informacje o dotychczasowym zatrudnieniu,
  • informacje o Twoich kwalifikacjach zawodowych.

Na tym etapie pracodawca nie może od Ciebie wymagać dodatkowych informacji. 

Pamiętaj także o tym, że wraz z nowelizacją Kodeksu Pracy w 2019, pracodawca utracił możliwość żądania od Ciebie informacji dotyczących imion Twoich rodziców. 

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Takie akta osobowe muszą być chronione przed dostępem niepowołanych osób. Co bardzo ważne — od 2019 r. akta pracownicze mogą być przechowywane w formie elektronicznej.

Jak długo pracodawca musi przechowywać takie dane?

Do roku 2018 r. było to 50 lat. Od 2019 roku jest to już tylko 10 lat (dotyczy pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.). W przypadku pracowników zatrudnionych między 1999 a 2018 istnieje możliwość skrócenia okresu przechowywania z 50 do 10 lat.

RODO i inne kwestie prawne

Przyjrzyjmy się teraz konkretnym przepisom prawnym dotyczącym kwestionariusza osobowego.

Kwestionariusz osobowy - RODO i inne kwestie prawne

Gdy mowa o danych osobowych, zawsze należy odwołać się do RODO czyli europejskiego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. Tę nazwę słyszał chyba każdy — w końcu od 2018 r. temat wdrożenia przepisów z tego rozporządzenia był bardzo bogato komentowany przez niemal wszystkie polskie firmy.

A co ma RODO do kwestionariusza osobowego? Otóż, zgodnie z tym aktem prawnym:

  • aby Twoje dane były przetwarzane przez pracodawcę, musisz wyrazić na to zgodę (pamiętaj o tym już na etapie przygotowywania CV i zamieszczenia odpowiedniej klauzuli);
  • dane mogą być przetwarzane wyłącznie w celu wykonania określonej umowy — w tym wypadku mogą być one przetwarzane tylko w celu wykonania zadań w ramach podpisywanej umowy.

Z kolei szczegóły dotyczące konkretnych danych osobowych, których może wymagać od Ciebie pracodawca są określone w Kodeksie Pracy. W artykule 22 [1] znajdziesz wspomnianą już przeze mnie wcześniej wyszczególnioną listę danych danych osobowych, jakich może wymagać od Ciebie pracodawca. 

Kwestionariusz osobowy — tych danych nie podawaj pracodawcy

Dane osobowe to temat drażliwy. Nie każdy ma ochotę dzielić się informacjami dotyczącymi prywatnych kwestii. Na szczęście — ma pełne prawo odmówić udzielenia takich danych.

Pracodawca nie ma prawa żądać od pracownika żadnych danych osobowych, które są związane np. z:

  • orientacją seksualną;
  • poglądami politycznymi;
  • wyznaniem;
  • stanem zdrowia.

Co więcej — pracodawca nie może przetwarzać takich danych, nawet jeżeli wyraziłaś lub wyraziłeś na to zgodę.

Od tej reguły występuje jeden wyjątek. W niektórych miejscach pracy może pojawić się wymóg przekazania danych biometrycznych (np. odcisków palców potrzebnych do przejścia do sekcji budynku o podwyższonym rygorze bezpieczeństwa). Jednak takie dane mogą być przetwarzane wyłącznie w ramach stosunku pracy i po wyrażeniu zgody przez pracownika.

Obowiązek aktualizowania danych

Pamiętaj o tym, że dane podane w kwestionariuszu osobowym muszą być aktualne. To na Twoich barkach spoczywa obowiązek poinformowania o każdej zmianie np. adresu, nazwiska czy innych podawanych wcześniej danych.

Kwestionariusz osobowy - Obowiązek aktualizowania danych

Brak aktualnych danych może mieć rozmaite konsekwencje ze strony Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub urzędu skarbowego (np. brak prawa do świadczenia lub konieczność korygowania dokumentów). Ma także konsekwencje w ramach firmy, w której pracujesz — może doprowadzić do nieotrzymania świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych — takiego jak np. wczasy pod gruszą

Niezaktualizowanie danych osobowych — mimo wyraźnego polecenia ze strony pracodawcy — może być potraktowane jako niewypełnienie obowiązków służbowych, co w konsekwencji może doprowadzić do wypowiedzenia umowy o pracę (oczywiście tylko w radykalnych przypadkach).

Kwestionariusz osobowy 2020 — wzór

Nie ma ogólnopolskiego wzoru kwestionariusza osobowego. Taki dokument może być opracowywany przez każdy zakład pracy indywidualnie. Zobacz, jak wygląda przykładowy kwestionariusz osobowy.

Jak widzisz — jego wypełnienie wcale nie jest trudne. Po prostu udzielasz odpowiedzi dotyczących:

  • Twoich danych osobowych,
  • Twoich danych kontaktowych,
  • wykształcenia,
  • umiejętności,
  • dotychczasowej kariery.

Taki dokument powinien zostać opatrzony Twoim podpisem oraz datą jego wypełnienia.

Przyszłość kwestionariusza osobowego

Wydaje się, że kwestionariusz osobowy będzie potrzebny tak długo, jak potrzebne jest złożenie danych osobowych w formie oświadczenia. Nie ma — na szczęście — żadnej bazy danych osobowych pracowników, z których pracodawca mógłby po prostu ściągnąć Twoje dane. 

Trzeba przyznać, że konieczność odręcznego wypełnienia kwestionariusza może skutkować pojawieniem się pewnych błędów. Długi numer rachunku bankowego, PESEL czy też seria i numer dowodu osobistego — wystarczy, że wpiszesz jedną cyfrę niewyraźnie i taki numer może zostać źle odczytany przez kadrową.

W związku z tym znacznie wygodniejszym rozwiązaniem są elektroniczne kwestionariusze osobowe. W takiej sytuacji trudniej o wprowadzenie błędu — a numer konta możesz po prostu skopiować z panelu w banku. W nowoczesnych firmach kwestionariusz osobowy może wyglądać właśnie w ten sposób.

Pamiętaj, że pracodawca ma obowiązek dbania o bezpieczeństwo przechowywanych danych — także w przypadku danych w formie elektronicznej.

Jeżeli masz jeszcze jakieś wątpliwości dotyczące kwestionariusza osobowego, odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania znajdziesz w sekcji Najczęściej Zadawanych Pytań. 😄

Kwestionariusz osobowy — FAQ

📌 Jak wypełnić kwestionariusz osobowy dla pracownika?

Uzupełnienie kwestionariusza osobowego nie powinno sprawiać trudności — po prostu udzielaj odpowiedzi dotyczących danych osobowych, wykształcenia oraz dotychczasowej kariery. Jeżeli uważasz, że dana informacja nie jest potrzebna dla pracodawcy w związku z nawiązywaniem stosunku pracy, nie bój się przedstawić swoich wątpliwości.

📌 Co wpisać do kwestionariusza osobowego w sekcji wykształcenie?

W sekcji “Wykształcenie” wpisz informacje dotyczące Twojej ostatniej szkoły, uzyskanego tytułu oraz ukończonego kierunku.

📌 Co wpisać do kwestionariusza osobowego w rubryce stan rodzinny?

Pamiętaj, że pracodawca może od Ciebie żądać takich informacji dopiero na etapie podpisywania umowy — i to tylko w sytuacji, gdy będziesz w związku z tym korzystać z dodatkowych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. W takim wypadku podaj w tej rubryce informacje (imię, nazwisko, datę urodzenia) dotyczące małżonka oraz dzieci.

📌 Co to jest kwestionariusz osobowy?

Kwestionariusz osobowy to prosty dokument służący do złożenia oświadczenia dotyczącego Twoich danych osobowych. W tym miejscu wpisujesz informacje potrzebne w trakcie procesu rekrutacyjnego lub nawiązywania stosunku pracy (mogą to być np. dane kontaktowe, informacje o wykształceniu, numer konta).

Zakończenie

Widzisz już, że kwestionariusz osobowy to bardzo prosty dokument, który wypełnia się przy każdej zmianie pracy. Nie bój się podawać najbardziej podstawowych danych osobowych — często są one potrzebne czy to podczas rekrutacji, czy też do sporządzenia umowy o pracę.

Pamiętaj przy tym, że pracodawca nie może przetwarzać Twoich danych wrażliwych. W związku z tym informacje o religii czy poglądach politycznych nie mogą znaleźć się w takim kwestionariuszu.

Przygotowując swoje dokumenty aplikacyjne do nowej pracy zamieść w nich wszystkie najważniejsze dane osobowe. W ten sposób zdecydowanie ułatwisz pracę rekruterowi.

Jeżeli nie wiesz, jakie dane powinny znaleźć się w CV — skorzystaj z kreatora Employear, który gładko przeprowadzi Cię przez cały proces przygotowywania życiorysu. 😄

Gratulacje! Dotarłeś do końca!

To nie powód, aby się rozstawać. Pamiętaj, że w każdej chwili możesz skorzystać z naszego Kreatora CV, za pomocą którego przygotujesz perfekcyjne CV!

Spodobał Ci się ten poradnik?

Będzie mi niezmiernie miło, jeśli ocenisz go na 5 gwiazdek

Wpis nie był jeszcze oceniany

Joanna Ryś

Joanna Ryś

Specjalista ds. sourcingu

Joanna Ryś

Specjalista ds. sourcingu

Joanna posiada 8-letnie doświadczenie w branży rekrutacyjnej, a obecnie pracuje jako Główny Strateg do spraw Sourcingu w obszarze EMEA w firmie HAYS. Microsoft, Rolls Royce Aerospace, Abbott, AB Inbev to kilka firm z portfolio klientów...z którymi współpracowała, a do jej zadań należy definiowanie strategii pozyskiwania kandydatów w Europie, samodzielne zaradzanie narzędziami rekrutacyjnymi, monitorowanie stopy zwrotu inwestycji, wdrażanie inicjatyw z obszaru Employer Branding do procesów rekrutacyjnych oraz analiza danych. Dzielenie się wiedzą i dyskusje na temat pracy z kandydatami są jej pasją, dlatego chętnie tworzy nowe programy szkoleniowe, prowadzi zajęcia na studiach podyplomowych, organizuje warsztaty ze studentami krakowskich uczelni, pracownikami swojej firmy i wolnymi słuchaczami wywodzącymi się z różnych organizacji społecznych. Pasjonatka gier komputerowych i zagadnień socjoekonomii.