Kategoria:

CV

Referencje / list referencyjny — dodatek, czy konieczność? (+przykład)

Średnia 5.0 (1 ocena)

Joanna Ryś

Specjalista ds. sourcingu

Aktualizacja:

Średnia 5.0 (1 ocena)

Referencje to bardzo przydatny dokument podczas postępowania rekrutacyjnego. W jaki sposób je zdobyć? Na jakie elementy warto zwrócić uwagę? Okazuje się, że przygotowanie referencji wcale nie jest takie oczywiste. Chcesz wiedzieć więcej? Zapraszam do lektury!

Bierzesz udział w wieloetapowym postępowaniu rekrutacyjnym. Wszystko idzie bardzo dobrze. Myślisz, że już masz tę pracę. Nagle pojawia się pytanie o referencje…

Ups… Nigdy wcześniej nie sądziłaś lub nie sądziłeś, że mogą się one przydać? 😃

Nie martw się, referencje mogą być dostarczane nie tylko w formie pisemnej, ale także ustnej. Czasem wystarczy krótki telefoniczny kontakt z byłym pracodawcą.

Jednak — jeżeli poważnie podchodzisz do swojej kariery – dobrym pomysłem jest kolekcjonowanie referencji ze wszystkich miejsc pracy.

Chcesz dowiedzieć się:

  • Jak powinny wyglądać dobrze przygotowane referencje?
  • Czy pracodawca ma prawo odmówić sporządzenia referencji?
  • Czy referencje zawsze przemawiają na korzyść kandydata w procesie rekrutacyjnym?

Jeżeli odpowiedzi na pytania powyżej brzmią twierdząco, to koniecznie przeczytaj ten artykuł. Do samego końca! 😄

Referencje — na czym polegają?

Referencje to – najprościej mówiąc – rekomendacja danego pracownika przez poprzedniego pracodawcę (lub inną osobę mającą bezpośredni związek z danym pracownikiem, np. przełożonego). Często funkcjonują też pod bardziej formalnym określeniem, tzn. list referencyjny.

Jest to bardzo ważny element procesu rekrutacyjnego, ponieważ pozwala na potwierdzenie faktycznych kompetencji danego pracownika.

Referencje mogą być w formie:

  • pisemnej lub
  • ustnej.

Pisemna forma to najczęściej list referencyjny. Z kolei przekazanie referencji w formie ustnej odbywa się poprzez rozmowę telefoniczną lub kontakt mailowy.

Jak zdobyć referencje?

Pracowałaś lub pracowałeś już w wielu firmach, ale nie posiadasz żadnych referencji? To nic dziwnego. W Polsce referencje nie są jeszcze uznawane za dokument, który jest wystawiany „z automatu”.

Bardzo często też pracodawca sam nie do końca wie, w jaki sposób przygotować list referencyjny…

Co bardzo ważne — nie istnieje też jeden wzór referencji. Nie jest to dokument oficjalny. Tak naprawdę może zostać np. wydrukowany na papierze firmowym, ale może mieć też formę odręcznie napisanego dokumentu.

Niemal wszystkie referencje mają charakter pozytywny — w końcu są one rekomendacją. Jeżeli pracodawca nie jest zadowolony z jakości pracy pracownika, po prostu nie przygotuje on takiego dokumentu. Ot co.

Chciałabym przy tym zaznaczyć, że referencje nie są obowiązkiem pracodawcy. Pracodawca nie musi przygotowywać takiego dokumentu — nawet, jeżeli go o to poprosisz.

Referencje a opinia

Czy istnieje różnica pomiędzy referencjami a opinią na temat pracownika? Otóż tak. Referencje są rekomendacją — oznacza to, że pracodawca przedstawia pracownika w pozytywnym świetle.

Opinia o pracowniku natomiast może być także neutralna lub negatywna. Jeżeli to Ty poprosisz o przygotowanie opinii na swój temat – a ona okaże się niepochlebna – możesz oczywiście nie uwzględniać jej w procesie rekrutacyjnym.

Gorzej, jeżeli to rekruter skontaktuje się z Twoim poprzednim pracodawcą w celu wydania opinii, a on przedstawi Cię w negatywnym świetle.

Oczywiście takie sytuacje zdarzają się rzadko, ale jak się przed nimi zabezpieczyć?

Jeżeli Twoje rozstanie z poprzednim pracodawcą było burzliwe, najlepiej zrobisz, jeżeli po prostu nie przekażesz danych kontaktowych do niego podczas procesu rekrutacji.

Pamiętaj też, że to nie „koniec świata”, jeżeli rekruter usłyszy, że byłaś lub byłeś złym pracownikiem. W końcu opinia to tylko część składowa całościowej oceny – Twoje doświadczenie może przeważyć na Twoją korzyść.

Dlaczego warto sporządzać referencje?

Tak naprawdę zawsze warto kolekcjonować referencje od byłych pracodawców. Pokazuje to, że opuszczasz dane stanowisko w dobrej atmosferze, pozostawiając po sobie pozytywne wrażenie.

Jednak to nie wszystko. Referencje mogą powiedzieć o Tobie znacznie więcej, np.:

  • czy Twoje CV jest zgodne ze stanem faktycznym,
  • jaki jest poziom Twoich kompetencji,
  • jak układały się Twoje relacje z pracodawcą i współpracownikami,
  • jaką jesteś osobą,
  • czy warto Cię zatrudniać.

Widzisz więc, że referencje mogą odpowiedzieć na sporo ważnych dla rekrutera pytań. Pamiętaj jednak, że nie są one elementem decydującym – są wyłącznie częścią Twojego obrazu, jako kandydata.

Kto może wystawić referencje dla pracownika?

Widzisz, że cały czas piszę o tym, że referencje są wystawiane przez pracodawcę? Jest to pewien skrót myślowy. Tak naprawdę referencje wystawiane są przez:

  • bezpośredniego przełożonego
  • kierownika działu
  • pracownika działu HR
  • prezesa firmy

Możesz się także spotkać z referencjami sporządzonymi przez współpracowników. Taka informacja bywa istotna dla rekrutera. Trzeba jednak pamiętać o tym, że w zdecydowanej większości przypadków to właśnie opinia samego pracodawcy będzie znacznie bardziej pożądana.

Referencje dla praktykanta/stażysty

Czy referencje odnoszą się wyłącznie do pracowników? Oczywiście, że nie — mogą być one wystawiane także dla:

  • praktykantów, stażystów,
  • wolontariuszy czy
  • uczestników projektów.

To właśnie w tym wypadku dobre referencje mogą pomóc najwięcej przy zdobywaniu pracy. Świeżo upieczony absolwent nie ma jeszcze bogatego doświadczenia. Dlatego uwypuklenie umiejętności i kompetencji – oraz ich potwierdzenie przez pracodawcę – może być kluczowe przy poszukiwaniu zatrudnienia.

Opinia o praktykancie może obejmować wiele rzeczy, np.:

  • punktualność
  • odpowiedzialny stosunek do wykonywanych obowiązków
  • cechy charakteru danej osoby
  • sukces, którego praktykant/stażysta był współautorem
  • dokładny opis kompetencji ze wskazaniem na np. szybkie przyswajanie wiedzy przez praktykanta/stażystę
  • opis projektu, nad którym pracował praktykant/stażysta, wraz z przedstawieniem konkretnych zadań

Jak pisać referencje?

Wiesz już dlaczego referencje są ważne podczas poszukiwania pracy. Jednak w jaki sposób je przygotować?

Elementy referencji

Nie istnieje jeden wzór referencji. Nie jest to dokument, w którym wystarczy wypełnić kilka luk. Tak naprawdę przygotowanie odpowiedniego listu referencyjnego może okazać się wyzwaniem dla pracodawcy.

W związku z tym chciałabym Ci przedstawić kilka elementów, które powinny znaleźć się w takim dokumencie:

  • miejscowość i data
  • dane dotyczące pracownika
  • nazwa stanowiska pracownika
  • okres zatrudnienia w firmie
  • zakres obowiązków
  • opinię o pracowniku, obejmującą:
    • opis charakteru pracownika
    • przedstawienie umiejętności miękkich pracownika
    • określenie umiejętności odnalezienia się pracownika w swoim dziale
    • przedstawienie największych sukcesów pracownika
    • opis korzyści, jaką dostarczył pracownik firmie
    • podsumowanie
  • jasna rekomendacja pracownika
  • dane dotyczące osoby sporządzającej referencje
  • nazwa stanowiska osoby wystawiającej referencje
  • dane kontaktowe (np. bezpośredni telefon lub e-mail) w celu ewentualnej weryfikacji referencji.

Oczywiście nie są to obowiązkowe elementy – jednolity wzór referencji nie funkcjonuje. Jednak list referencyjny w większości odnoszący się do tych punktów, na pewno przyniesie pracownikowi sporo korzyści przy dalszych postępowaniach rekrutacyjnych.

Jaka jest docelowa długość listu referencyjnego?

Dobrze, jeżeli zmieści się on na jednej kartce A4. Jeżeli jesteś pracodawcą przygotowującym taką opinię, lepiej nie rozpisuj się zanadto, aby nie zanudzić rekrutera (no chyba, że sytuacja tego wymaga).

Referencje w języku obcym

W dobrym tonie może być sporządzenie referencji w języku obcym. Jest to ważne wtedy, kiedy bierzesz udział w zagranicznych postępowaniach rekrutacyjnych. W związku z tym, jeżeli masz taką możliwość, poproś o przygotowanie listu referencyjnego także w języku obcym.

Pamiętaj, że samodzielne tłumaczenie referencji przy zagranicznych procesach rekrutacyjnych może nie być wystarczające. Może pojawić się konieczność skorzystania z usług tłumacza przysięgłego – co będzie wiązać się z dodatkowymi kosztami i stratą czasu.

W przypadku przygotowywania referencji w języku obcym, jest bardzo ważne, aby nie popełniać błędów językowych. W związku z tym warto zdecydować się na skorzystanie z usług tłumacza.

Oczywiście doskonale wiadomo, że są to dla pracodawcy dodatkowe koszty i może on nie być zadowolony z takiego pomysłu. Jednak – jeżeli w przyszłości planujesz poszukiwać pracy za granicą – warto w tej sprawie dogadać się z dotychczasowym pracodawcą.

Warto zwrócić uwagę, że zarówno przy pracy w Wielkiej Brytanii, jak i np. w Niemczech nie ma obowiązku sporządzania referencji. Jednak jeżeli posiadasz dobrze przygotowany i przetłumaczony list referencyjny, na pewno zwiększysz swoje szanse na zdobycie pracy.

Referencje są ważne szczególnie wtedy, gdy rekruter ma możliwość potwierdzenia tych informacji podczas rozmowy telefonicznej lub korespondencji mailowej.

W związku z tym w przypadku zagranicznych referencji, kontakt telefoniczny podaj wyłącznie wtedy, gdy były pracodawca będzie w stanie przeprowadzić taką rozmowę w obcym języku. 😄 W przeciwnym wypadku lepiej przedstawić wyłącznie kontakt mailowy.

Samodzielne przygotowanie referencji?

Pracodawca może nie mieć czasu lub ochoty na przygotowywanie pełnego listu referencyjnego. W takiej sytuacji może on poprosić Ciebie o pomoc.

Jednak nie zawsze jest to dobre rozwiązanie. Owszem — tak sporządzone referencje mogą być zgodne z prawdą i pracodawca może je z czystym sumieniem podpisać.

Może się jednak okazać, że treści takich referencji będą dublować się z tymi, które przedstawiasz w CV oraz w liście motywacyjnym.

Zamiast tego, przedstaw pracodawcy szkic z listą kompetencji, które chcesz umieścić w referencjach. Dobrym pomysłem będzie przekazanie mu elementów składowych referencji (przedstawionych we wcześniejszej części artykułu).

Jeżeli możesz pochwalić się dobrą znajomością języka obcego, możesz zaoferować pracodawcy pomoc w dokonaniu korekty językowej referencji po angielsku.

Czy referencje mogą nie wystarczyć?

Wiesz już, że referencje są ważne i są istotnym elementem procesu rekrutacyjnego. Pamiętaj jednak, że mogą zdarzyć się sytuacje, w których list referencyjny okazuje się niewystarczający. Rekruter może być zainteresowany ustnym potwierdzeniem referencji.

W takiej sytuacji podczas rekrutacji możesz zostać poproszony o przekazanie kontaktu do osoby mogącej przekazać referencje słowne na Twój temat. Pamiętaj o tym, żeby najpierw zapytać daną osobę o zgodę.

Przy okazji możesz poinformować taką osobę o tym, na jakie kompetencje powinna zwrócić szczególną uwagę podczas rozmowy z rekruterem.

Kiedy referencje nie pomogą?

Choć referencje stosuje się w przypadku rekomendowania danego pracownika, może zdarzyć się sytuacja, w których dokument taki niekoniecznie przyczyni się do zdobycia pracy.

Nie zrozum mnie źle — raczej trudno wyobrazić sobie sytuację, w której referencje przeszkadzają w zdobyciu pracy. Mogą jednak być dla nowego pracodawcy neutralne.

Może się zdarzyć, że otrzymasz referencje, które:

  • nie przedstawiają korzyści dla pracodawcy – pracodawca, który napisze o Tobie same ogólniki może nie przyczynić się do zdobycia przez Ciebie nowej pracy. Podobnie będzie w przypadku referencji przedstawiających Cię w samych superlatywach – może to okazać się dla rekrutera nieco odstraszające i mało wiarygodne.
  • nie uwypuklają kompetencji wymaganych na danym stanowisku – jak zapewne wiesz CV i list motywacyjny zawsze należy przygotowywać w oparciu o konkretne ogłoszenie o pracę. W przypadku referencji nie masz takich możliwości – w końcu nie będziesz prosić byłego pracodawcę o przygotowywanie kilku lub kilkunastu listów referencyjnych. Postaraj się jednak, by pracodawca jak najmocniej spersonalizował swoją opinię na Twój temat. Niech opisze jak najwięcej kompetencji i umiejętności.
  • nie posiadają istotnych elementów – jeżeli pracodawca przygotuje referencje np. bez daty, określenia Twojego stanowiska czy też list referencyjny nie będzie wskazywać relacji pomiędzy Tobą a autorem referencji – rekruter może uznać takie referencje za podejrzane i w konsekwencji nie wziąć ich pod uwagę podczas postępowania rekrutacyjnego.

Widzisz już, że referencje dla pracownika mogą być neutralne w swoich skutkach. Jak się przed tym ustrzec?

Zobacz przykład opinii na temat pracownika, która obejmuje wszystko to, co powinien zawierać dobry list referencyjny.

Przykład referencji

Wciąż nie wiesz, jak powinny wyglądać dobre referencje? Zapoznaj się z poniższym przykładem.

Warszawa, 4.11.2019 r.

Jan Istotny
Właściciel firmy
Firma X
[dane firmy]
tel. 500 500 500
e-mail istotny@istotny.pl

Referencje

Pani Anna Skrupulatna była zatrudniona w firmie X od stycznia 2016 r. do października 2019 r. Zajmowała stanowisko specjalistki ds. fakturowania , swoimi kompetencjami obejmującymi także obowiązki recepcjonistki biura . Jako właściciel firmy miałem z nią styczność niemal codziennie i uważam, że jest to bardzo wartościowy pracownik.

Główną rolą p. Ani było wystawianie faktur. Dziennie było to ok. 40 dokumentów. Dzięki bardzo dobrej organizacji pracy, czynność ta zajmowała jej niewiele czasu. Jednocześnie – co bardzo ważne – nie odnotowałem żadnych błędów popełnianych przy tym zadaniu. Nie zdarzały się (lub zdarzały bardzo rzadko) sytuacje, w których konieczne było wystawianie korekt faktur z jej winy. Podczas pracy na tym stanowisku p. Ania wykorzystywała oprogramowanie Comarch Optima.

Oprócz tego p. Ania pełniła funkcje recepcjonistki biura, w związku z tym w jej kompetencjach leżało także organizowanie spotkań, odbieranie telefonów i odpisywanie na e-maile. Duża empatia i pozytywne nastawienie sprawiało, że wszystkie te zadania były wykonywane w sposób wzorowy.

Pani Skrupulatna była bardzo lubiana przez innych pracowników. Nie wchodziła w żadne konflikty. Mogę z całą odpowiedzialnością powiedzieć, że jest to osoba niezwykle zorganizowana, punktualna, mająca duży szacunek do pracy i współpracowników.

Jestem przekonany, że zatrudniając p. Skrupulatną, zyskają Państwo bardzo dobrego pracownika, który doskonale zorganizuje swoją pracę oraz wykaże się inicjatywą poprawiającą atmosferę w miejscu pracy.

Z poważaniem,
Jan Istotny

Mam nadzieję, że powyższy przykład pokazał Ci, jak powinien wyglądać profesjonalny list referencyjny. Jeżeli udało Ci się uzyskać tego typu referencje, bez obaw dołącz je do dokumentów aplikacyjnych.

Zanim przejdziemy do podsumowania, chciałabym Ci przedstawić zwięzłe odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące referencji. Zapraszam do następnego rozdziału. 😄

FAQ 

Czym są referencje?

Referencje to rekomendacja pracodawcy dotycząca danego pracownika. Mogą zawierać wiele elementów, jednak ich trzonem jest opinia dotycząca poszczególnych kompetencji czy umiejętności pracownika. Mogą przyjąć formę pisemną lub ustną.

Jak napisać referencje?

Nie ma jednego wzoru listu referencyjnego. Ważne, aby w referencjach zamieścić dane dotyczące pracownika, jego ocenę, rekomendację dotyczącą dalszego zatrudnienia oraz dane kontaktowe do osoby wystawiającej referencje.

Czym różnią się referencje od opinii o pracowniku?

Opinia może być pozytywna, neutralna lub negatywna. Referencje są zawsze rekomendacją, więc przedstawiają pozytywną ocenę pracownika.

Jak napisać opinię o pracowniku/stażyście?

W związku z krótkim okresem praktyk lub stażu i mniejszym zakresem kompetencji przy takiej formie współpracy, należy skupić się przede wszystkim na umiejętnościach oraz potencjale praktykanta/stażysty. W miarę możliwości warto dokładnie opisać zadania, jakimi zajmował się praktykant/stażysta i dokonać ich oceny – tak samo jak w przypadku referencji dla pracownika.

Doszliśmy do końca tego nieoczywistego tematu. Mam nadzieję, że w kwestii referencji wiesz już wszystko, co kiedykolwiek będzie Ci potrzebne. 😄

Podsumowanie

Widzisz, że referencje to bardzo ważny element procesu rekrutacyjnego. 

Jeżeli jesteś pracownikiem, który właśnie kończy współpracę z daną firmą, koniecznie poproś pracodawcę o sporządzenie takiego dokumentu.

Jeżeli jesteś pracodawcą przygotowującym referencje dla pracownika, napisz je w sposób przedstawiający go w jak najlepszym świetle, przy jednoczesnym zachowaniu profesjonalnej formy i uwzględnieniu twardych kompetencji i osiągnięć. Zarekomenduj pracownika, aby ułatwić mu dalszą karierę.

Nawet jeżeli w danym ogłoszeniu o pracę nie znajduje się wymóg referencji, warto się nimi pochwalić. Szczególnie jeżeli posiadane referencje obejmują kompetencje, na które stawiany jest nacisk w danym ogłoszeniu.

Choć referencje nie są obowiązkowym dokumentem, który otrzymuje pracownik po zakończeniu pracy w danej firmie, to uważam, że powinny nim być. Są one bardzo ważnym fundamentem budowania kariery — szczególnie na jej początku.

A Ty? Korzystasz z referencji podczas aplikowania na dane stanowisko pracy? 😄

Spodobał Ci się ten poradnik?

Będzie mi niezmiernie miło, jeśli ocenisz go na 5 gwiazdek

Średnia 5.0 (1 ocena)

Joanna Ryś

Specjalista ds. sourcingu

Joanna Ryś

Specjalista ds. sourcingu

Joanna posiada 8-letnie doświadczenie w branży rekrutacyjnej, a obecnie pracuje jako Główny Strateg do spraw Sourcingu w obszarze EMEA w firmie HAYS. Microsoft, Rolls Royce Aerospace, Abbott, AB Inbev to kilka firm z portfolio klientów... z którymi współpracowała, a do jej zadań należy definiowanie strategii pozyskiwania kandydatów w Europie, samodzielne zaradzanie narzędziami rekrutacyjnymi, monitorowanie stopy zwrotu inwestycji, wdrażanie inicjatyw z obszaru Employer Branding do procesów rekrutacyjnych oraz analiza danych. Dzielenie się wiedzą i dyskusje na temat pracy z kandydatami są jej pasją, dlatego chętnie tworzy nowe programy szkoleniowe, prowadzi zajęcia na studiach podyplomowych, organizuje warsztaty ze studentami krakowskich uczelni, pracownikami swojej firmy i wolnymi słuchaczami wywodzącymi się z różnych organizacji społecznych. Pasjonatka gier komputerowych i zagadnień socjoekonomii.