Klauzula w CV. Aktualny wzór na 2019. Dane osobowe a RODO.

Klauzula w CV to temat, o który często pytają osoby piszące swoje CV. Nic w tym dziwnego, bowiem klauzula o ochronie danych osobowych to absolutny „must have” każdego CV i listu motywacyjnego. Niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, że jej brak dyskwalifikuje dokumenty aplikacyjne już na starcie. Po wejściu w życie RODO zrobiło się o nich szczególnie głośno. Dotychczas to dobre zdrowie, własny rozwój, kształcenie dzieci było dla ludzi priorytetem. Tak naprawdę nikt nie zastanawiał się, co dzieje się z ich danymi osobowymi. W końcu to tylko dane! Na szczęście wraz z całym szaleństwem RODO świadomość ludzi w tym temacie znacznie wzrosła. Dlatego też polecam Ci przeczytanie mojego poradnika o klauzuli poufności od deski do deski. 

Czego dowiesz się z poradnika?

Tak jak już wspominałam, na warsztat biorę temat klauzuli w CV (klauzuli o ochronie danych osobowych). Jest to kluczowy element każdego CV, zarówno z punktu widzenia osoby ubiegającej się o pracę, jak i pracodawców. Nie bagatelizuj go!

Sprawdź, o czym przeczytasz w moim poradniku:

  1. Na wstępie wyjaśnię Ci, czym jest tzw. „klauzula CV”, czyli klauzula o ochronie danych osobowych.
  2. Kolejno przejdę do tematu aktualnej wersji klauzuli o ochronie danych osobowych (2018). Jej podstawowej, jak i rozszerzonej wersji.
  3. Następnie odpowiem na pytanie, gdzie umieścić klauzulę.
  4. Nakreślę Ci potem, jak wstawić stopkę do CV za pomocą popularnych edytorów tekstu.
  5. W kolejnej części przybliżę Ci temat RODO w aspekcie ochrony danych osobowych.
  6. Potem, powiem Ci dlaczego klauzula w CV po prostu MUSI się w nim znaleźć.
  7. Na koniec pozostawiam temat najczęstszych błędów, popełnianych przy umieszczaniu klauzuli o ochronie danych osobowych.

Zatem zaczynajmy! 🙂

Klauzula w CV – czym właściwie jest?

Klauzula w CV, czym właściwie jest?

Pewnie nie raz zadawałeś sobie to pytanie. Po chwili dodając – po co ona właściwie jest mi potrzebna?

Już odpowiadam Ci na to pytanie!

Klauzula do CV, czyli klauzula o ochronie danych osobowych to nic innego, jak pewien wymóg prawny. Zarówno polskie, jak i europejskie przepisy, określają ją jako naszą zgodę udzieloną pracodawcy. Zgodę na wykorzystanie i przetwarzanie naszych danych osobowych. Oczywiście na potrzeby w niej określone. Czyli na potrzeby rekrutacji. I na żadne inne! Choćby nie wiem co!

CV oraz list motywacyjny, który nie posiadają takowej zgody – czyt. klauzuli ze zgodą – są bezużyteczne! Pracodawca zgodnie z prawem nie może z nich skorzystać.

Odpowiednia klauzula w CV i liście motywacyjnym nadaje dopiero takie uprawnienia.

Pracodawca (bądź w jego imieniu rekruter) może wówczas przeglądać i wykorzystywać Twoje dane w procesie rekrutacji.

Reasumując. Bez zamieszczenia klauzuli w CV/liście motywacyjnym, pracodawca ma związane ręce i może jedynie pozbyć się Twojego CV czy listu motywacyjnego.

Z drugiej strony pracodawca, który nie respektuje prawa, może mieć duże problemy. Są one związane z bezprawnym wykorzystaniem danych osobowych.

CV oraz list motywacyjny pozbawione AKTUALNEJ klauzuli ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacyjnych są BEZUŻYTECZNE!

Czas trwania zgody

Zgoda w postaci klauzuli o ochronie danych osobowych może być wyrażona:

  • jednorazowo
  • wielorazowo – na poczet kolejnych rekrutacji

Zazwyczaj spotykamy się z jednorazowymi zgodami zamieszczanymi w stopkach CV. Coraz częściej jednak widać zgody wielorazowe. Pokuszę się tutaj, żeby wymienić plusy i minusy tej właśnie zgody:

  • Gdy wyrazimy zgodę wielorazową, to pracodawca może uwzględnić naszą kandydaturę w przypadku kolejnych rekrutacji. Może to być miłe zaskoczenie, gdy po dwóch miesiącach otrzymamy telefon z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną. Oczywiście jeśli interesujemy się tą pracą nadal, bądź też cały czas pozostajemy niezatrudnieni.
  • Z drugiej jednak strony, mamy sytuację, w której szybko zmienimy pracę. Wówczas telefony pracodawców mogą nas „nękać” jeszcze przez jakiś czas.

Wybór należy do Ciebie. Każdy rodzaj zgody ma swoje pozytywne, jak i te negatywne strony.

Dedykowana klauzula w CV

Coraz częściej pracodawcy wymagają umieszczenia tzw. dedykowanej klauzuli.

Jest to spersonalizowana (pod tę konkretną firmę) zgoda na wykorzystywanie Twoich danych. W takiej sytuacji należy dopisać dokładną nazwę firmy do uniwersalnej klauzuli CV.

Taka sytuacja najczęściej ma miejsce w przypadku dużych koncernów, korporacji. Oczywiście przed jej dodaniem, przeczytaj dokładnie treść klauzuli.

Zanim wyślesz swoje dokumenty aplikacyjne, upewnij się, czy pracodawca nie wymaga od Ciebie dedykowanej klauzuli w CV!


Jeżeli już wiesz, czym jest klauzula o ochronie danych osobowych, przejdziemy do kolejnej części.

Aktualna klauzula do CV (2019)

Aktualna klauzula do CV na 2018

Pewnie zastanawiasz się, jak brzmi aktualna klauzula o ochronie danych osobowych  w roku 2019. Już spieszę Ci z wyjaśnieniem 🙂

Sytuacja jest złożona. Po wejściu w życie RODO, mamy do czynienia z dwoma albo nawet trzema jej wersjami. Każda z nich jest prawidłowa i tylko od Ciebie zależy, którą klauzulę wybierzesz.

Pełna wersja klauzuli o ochronie danych osobowych

Zacznę zatem od rozszerzonej wersji klauzuli o ochronie danych osobowych. Jest to zaktualizowana wersja zgody z 1997 roku.

Musisz wiedzieć, że korzystając z jej poprzedniej wersji NIE popełniasz błędu. Jest ona obecnie jak najbardziej poprawna.

Niestety jednak wielu pracodawców (w obawie przed restrykcjami RODO), może jej nie respektować. Obawy te oczywiście są bezpodstawne.

Dlatego zdecydowanie lepiej w CV umieszczać aktualną klauzulę z 2018 roku.

Rozszerzona wersja klauzuli o ochronie danych osobowych:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w niniejszym dokumencie do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

Pełna wersja zgody na przetwarzanie danych jest naprawdę obszerna. Wygląda jak typowy „bełkot prawny” 🙂 Jeśli masz mało miejsca w swoim CV, to możesz skorzystać z jej wersji skróconej ⬇️

Skrócona wersja klauzuli o ochronie danych osobowych

Wejście w życie RODO umożliwiło to, aby klauzula poufności była mniej formalna. A tym samym bardziej zrozumiała dla jej użytkowników. Dzięki RODO, nie ma potrzeby wskazywania podstawy prawnej w jej treści.

Dla porównania prezentuję Ci skróconą wersję zgody:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko.

Jak widzisz zgoda ta odnosi się do bieżącej rekrutacji na określone stanowisko.

Jeżeli chciałbyś, aby rekruter miał możliwość korzystania z Twoich dokumentów aplikacyjnych przy kolejnej rekrutacji, to musisz dodać do stopki w CV taką informacje:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] w zakresie przyszłych procesów rekrutacyjnych.

Wszystkie klauzule o ochronie danych osobowych, które wymieniłam, są oczywiście poprawne. Na dzień dzisiejszy nie ma planów, aby je zmieniać. Pamiętaj jednak o tym, że warto śledzić jej aktualność.

Tak jak już wspominałam, korzystanie ze starszych wersji zgód NIE jest błędem. Jednak niektórzy rekruterzy mogą je nadgorliwie potraktować, jako błędne. Oczywiście bezpodstawnie. Lepiej użyć najnowszej zgody, żeby się „zabezpieczyć”.

Gdzie umieścić klauzulę w CV?

Gdzie umieścić klauzulę w CV?

Już wiesz, że umieszczenie klauzuli o ochronie danych osobowych jest NIEZBĘDNE. Twój udział w procesie rekrutacyjny musi być potwierdzony Twoją zgodą na wykorzystywanie i przetwarzanie danych osobowych.

Czy dodawać klauzulę ze zgodą też w liście motywacyjnym?

Treść takiej zgody MUSI znaleźć się przede wszystkim w przesłanym Curriculum vitae.

Jeśli zastanawiasz się, czy dodać ją również w liście motywacyjnym, to nie jest już konieczne. Pod warunkiem, że klauzula o ochronie danych osobowych znalazła się w CV.

Stopka w CV

Miejsce klauzuli o ochronie danych osobowych jest w stopce dokumentu tekstowego. Czyli na samym dole. Niewątpliwym plusem jest to, że umieszczając ją tam raz, pojawia się ona automatycznie na kolejnych stronach CV. Pod warunkiem, że dodasz ją jako „stopkę w CV”.

Stopkę uzupełniasz treścią klauzuli.

Pamiętaj, że jest to taki element CV, który nie musi być wyeksponowany. Najważniejsze, aby po prostu tam był. Dlatego też nie musisz powiększać jej rozmiaru, pogrubiać itd.

Podsumowując, klauzula o ochronie danych osobowych musi znajdować się w stopce dokumentów rekrutacyjnych. Wyrażenie takiej zgody na jednym dokumencie umożliwia pracodawcy ich wykorzystanie w procesie rekrutacji. Nie musisz powielać takiej informacji. Jednakże nie jest to zabronione.

Jak dodać stopkę do CV – popularne edytory

Jak dodać stopkę z klauzulą do CV?

Poniżej przedstawiam Ci, jak dodaje się stopkę w popularnych programach do edycji tekstu:

Open Office

Jak dodać stopkę w programie Open Office?

  • Wstaw / Stopka / Domyślnie

Dokumenty Google

Jak zatem dodać stopkę do CV w Dokumentach Google?

  • Wstaw / Nagłówek i numery strony / Stopka

Libre Office

Jak dodać stopkę w CV w programie Libre Office?

  • Wstaw / Główka i stopka / Stopka / Domyślny

Microsoft Office (Word)

Jak dodać stopkę w Microsoft Word?

  • Wstaw / Stopka

Office 365 (Word Online)

Jak dodać stopkę do CV w programie Word Online?

  • Wstawienia / Nagłówek i stopka

Pages

Jak dodać stopkę do CV w programie Pages?

  • Należy kliknąć na dolnym obszarze dokumenty. Pojawi się pole, w którym należy wpisać treść stopki.

Chyba już nie masz cienia wątpliwości, jak należy dodawać klauzulę do stopki w CV za pomocą programów do edycji tekstu? Wszystko jasne? To lecimy dalej!

RODO a klauzula w CV

RODO a klauzula w CV

W maju 2018 roku tematem RODO żyła cała Europa. Niektórzy obawiali się nowych przepisów, które miały uregulować kwestię danych osobowych na terenie Europy.

Przedsiębiorcy rzeczywiście stawali na głowie, aby na szybko dostosować swoje firmy do wymogów unijnych.

Może tego nie wiesz, ale przepisy te obowiązywały już od 2016, jednak dopiero w tym roku zostały mocno zaostrzone.

Zastanawiałeś się, w jaki sposób RODO dotyczy również Ciebie?

RODO jest rozporządzeniem unijnym, który ujednolica przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Ma na celu zwiększenie tej ochrony. Jeżeli nie życzysz sobie np. męczących telefonów od telemarketerów, możesz od nich żądać usunięcie swoich danych z ich bazy. Taki podmiot jest zobowiązany usunąć je niezwłocznie.

RODO ujednoliciło również standardy związane z rekrutacją. Jakie? Odpowiedzi znajdziesz poniżej:

  • Wymóg umieszczenia klauzuli o ochronie danych osobowych w CV.
  • Zestandaryzowanie treści klauzuli.
  • Klauzula jest bardziej zrozumiała w swojej treści.
  • Pracodawca NIE może wykorzystać Twoich danych w zakresie innym niż rekrutacja.
  • Po zakończonej rekrutacji ma obowiązek zniszczyć Twoje dane.
  • Udział w kolejnych rekrutacjach musi być podparty Twoją pisemną zgodą.
  • Pracodawca nie może dzielić się Twoimi danymi z innymi firmami, nawet będącymi w jednej spółce.
  • Ukrócenie tzw. „ukrytych” rekrutacji.
  • Rekruter nie może wymagać od Ciebie informacji innych niż standardowe oraz wyraźnie określone w ogłoszeniu o pracę.

Jak widzisz RODO to nie tylko „zło wcielone”, jak określali je jego przeciwnicy. Tak naprawdę zabezpiecza Twoje dane przed ich niewłaściwym wykorzystaniem. Poza tym daje Ci możliwość ich niezwłocznego usunięcia, kiedy czujesz, że używane są w niewłaściwym celu.

Po co umieszczać klauzulę w CV?

Po co dodawać klauzulę do CV?

Czytając mój poradnik, znasz już pewnie odpowiedź na to pytanie. Klauzula o ochronie danych osobowych jest wymagana, ponieważ zabezpiecza zarówno Twoje interesy, jak i pracodawcy. Rekruterzy, którzy w imieniu całej firmy pozyskują pracowników, mają pole do działania zgodnie z prawem.

Jeszcze do niedawna w swojej pracy spotykałam się z tym, że bardzo wiele Curriculum vitae nie posiadało takiej klauzuli. Osoby zatrudnione podczas takiej rekrutacji, pracują do tej pory w danej firmie. Z czego to wynika?

  1. Po pierwsze. Rekruterzy nie wymagali od kandydatów umieszczenia klauzuli poufności.
  2. Po drugie. Niska świadomość tego, co może dziać się z danymi osobowymi i jak je chronić.
  3. Po trzecie. Pracodawcy nie wymagali klauzuli, ponieważ ograniczałaby ich działania. Mam tu na myśli przekazywanie pozyskanych danych do innych firm.
  4. Po czwarte. I chyba najważniejsze. Za takie działania pracodawców nie było aż tak wysokich kar, jakie są obecnie.

Pamiętaj, że umieszczając w dokumentach aplikacyjnych stopkę z klauzulą o ochronie danych osobowych, robisz to przede wszystkim dla siebie.

Wymierne skutki umieszczania klauzuli w CV

Niewiele osób, ubiegających się o pracę, zdaje sobie sprawę, jak ważna jest kompletność przesłanych dokumentów. O tym więcej możesz przeczytać w moim poradniku dotyczącym listu motywacyjnego i CV.

Stopka z aktualną klauzulą w CV jest elementem niezbędnym. Ale to już pewnie wiesz 🙂

A co tak naprawdę daje Ci jej umieszczenie? Już odpowiadam Ci na to pytanie.

  • Klauzula w CV daje Ci przepustkę na rozpatrywanie Twojego CV przez rekrutera.
  • Chroni Twoje dane osobowe przed ich niewłaściwym wykorzystaniem.
  • Ty sam regulujesz, czy chcesz brać udział w tej jednej rekrutacji, czy też w kolejnych organizowanych przez tę firmę.
  • Klauzula umieszczona w CV, czyni Twoje Curriculum vitae bardziej profesjonalnym i kompletnym.
  • Wyróżni Cię to od kandydatów, którzy nie umieścili jej w swoich dokumentach aplikacyjnych. Uwierz mi, że jeszcze tacy się zdarzają…

Mam nadzieję, że ostatecznie przekonałam Cię do zasadności umieszczenia klauzuli poufności w CV.

Błędy w klauzuli o ochronie danych osobowych

Typowe błędy w klauzuli w CV

Niestety i tutaj pojawiają się błędy, które mogą rzutować na rozpatrzenie Twojej kandydatury przez rekrutera. Wielokrotnie w swojej pracy byłam świadkiem tego, że świetne CV były odrzucane ze względu na błędy w klauzuli o ochronie danych osobowych. Chciałabym, abyś dokładnie przeczytał tę część poradnika, aby uniknąć takiego rozczarowania.

  • Brak klauzuli poufności w CV lub liście motywacyjny.
  • Nieaktualna treść zgody.
  • Zmienianie treści klauzuli przez kandydata.
  • Błędy w nazwie firmy.
  • Umieszczenie klauzuli w miejscu innym niż stopka.
  • Specjalnie eksponowanie jej treści (boldowanie, podkreślanie, używanie kolorowej czcionki).
  • Niedostosowanie się do wymagań pracodawcy odnośnie treści klauzuli.
  • Rozsyłanie do wszystkich miejsc, do których aplikujesz, klauzuli ze spersonalizowaną treścią.

Ostatnia sytuacja jest niedopuszczalna!

Nie można wysyłać do różnych podmiotów klauzuli poufności, w której umieszczona jest jedna i ta sama nazwa firmy.

  • Po pierwsze świadczy to o Tobie po prostu źle. Niestety zapominalstwo i brak dokładności nie popłaca.
  • Po drugie taka zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest nieważna. Dlaczego? A no dlatego, że w jej treści wskazujesz inną jednostkę, jako administratora Twoich danych osobowych.

Klauzula w CV w języku angielskim

Przygotowując CV w języku angielskim powinieneś równie skrupulatnie podejść do tematu klauzuli o ochronie danych osobowych. Może Cię to zaskoczyć, ale wysyłając CV do pracodawców w Wielkiej Brytanii nie musisz jej umieszczać. Nie jest ona po prostu wymagana!

W przypadku CV w języku angielskim, które wysyłasz do firmy w Polsce nie ma już takiej taryfy ulgowej. Podobnie jak każde Curriculum vitae MUSI posiadać klauzulę o ochronie danych osobowych.

Treść klauzuli o ochronię danych osobowych w języku angielskim brzmi następująco:

I hereby give consent for my personal data included in my application to be processed for the purposes of the recruitment process under the Personal Data Protection Act as of 29 August 1997, consolidated text: Journal of Laws 2016, item 922 as amended.

Klauzula w CV w języku niemieckim

Dzięki wejściu w życie RODO w Polsce w 2018 roku, można powiedzieć, że temat klauzuli o ochronie danych osobowych został ujednolicony. Co to znaczy? W praktyce oznacza to nic innego, jak możliwość przetłumaczenia klauzuli na język obcy bez konieczności powoływania się na krajowe podstawy prawne.

Zobacz zatem, jak wygląda treść klauzuli CV w języku niemieckim:

Ich bin einverstanden, dass meine in diesem Arbeitsangebot enthaltenen personalen Daten durch (die xyz Firma) für die Rekrutierungszwecke verwendet werden.

Poniższa treść klauzuli również jest poprawna:

Ich bin einverstanden, dass meine in diesem Arbeitsangebot enthaltenen personalen Daten durch die Firma für die Rekrutierungszwecke verwendet werden (gemäβ dem Gesetz vom 29.08.1997 über den Schutz der Personaldaten, Gesetzblatt von 2002, Nr. 101, Pos. 926 mit späteren Änderungen).

Słowem zakończenia

Skoro wiesz już jak powinna wyglądać klauzula w Twoim CV, to mniemam, że Twoje podanie jest praktycznie gotowe! Odsyłam Cię zatem do dwóch kolejnych poradników, które sprawią, że Twoje CV i list motywacyjny będą perfekcyjne:

O sensie załączania klauzuli o ochronie danych osobowych, nie zamierzam Cię dłużej przekonywać. Jest to wymóg, który trzeba spełnić, jeżeli chcesz brać udział w rekrutacji na wymarzone stanowisko. Pamiętaj jednak, że i tutaj czyha na Ciebie wiele zasadzek, w które łatwo wpaść. Stworzyłam ten poradnik, abyś już na wstępie nie przekreślał swoich szans. Powodzenia! 🙂

Spodobał Ci się ten poradnik? Będzie mi niezmiernie miło, jeśli ocenisz go na 5 gwiazdek 🙂
(Ocen: 5, Średnia ocena: 4.2)
Joanna Ryś

Joanna Ryś

Joanna posiada 8-letnie doświadczenie w branży rekrutacyjnej, a obecnie pracuje jako Główny Strateg do spraw Sourcingu w obszarze EMEA w firmie WilsonHCG. Microsoft, Rolls Royce Aerospace, Abbott, AB Inbev to kilka firm z portfolio klientów z którymi współpracowała, a do jej zadań należy definiowanie strategii pozyskiwania kandydatów w Europie, samodzielne zaradzanie narzędziami rekrutacyjnymi, monitorowanie stopy zwrotu inwestycji, wdrażanie inicjatyw z obszaru Employer Branding do procesów rekrutacyjnych oraz analiza danych. Dzielenie się wiedzą i dyskusje na temat pracy z kandydatami są jej pasją, dlatego chętnie tworzy nowe programy szkoleniowe, prowadzi zajęcia na studiach podyplomowych, organizuje warsztaty ze studentami krakowskich uczelni, pracownikami swojej firmy i wolnymi słuchaczami wywodzącymi się z różnych organizacji społecznych. Pasjonatka gier komputerowych i zagadnień socjoekonomii.

Dodaj komentarz

Kliknij tutaj, aby zostawić komentarz