Zwroty grzecznościowe w e-mailu [z poważaniem, witam, pozdrawiam]

Kategoria:

Praca

Zwroty grzecznościowe w e-mailu [z poważaniem, witam, pozdrawiam]

Średnia 3.7 (3 oceny)

Joanna Ryś

Specjalista ds. sourcingu

Joanna Ryś

Aktualizacja:

Średnia 3.7 (3 oceny)

Zwroty grzecznościowe w mailu stosowane są po to, by nadać takiej wiadomości oficjalną formę. Wiadomość do pracodawcy, do klienta lub do wykładowcy powinna być przygotowana we właściwy sposób. Czy wiesz jakich zwrotów używać, żeby pokazać swój profesjonalizm, np. podczas rekrutacji? Przeczytaj ten artykuł, aby się dowiedzieć!

Masz gotowe CV i list motywacyjny? To teraz czas przesłać je do pracodawcy.

Jednak co napisać w samej wiadomości z odpowiedzią na ogłoszenie o pracę? 
Czy wystarczy zamieszczenie samych załączników?

Oczywiście, że nie! Wiadomość powinna być przygotowana w ten sposób, żeby pokazać, że umiesz prowadzić korespondencję na wysokim (formalnym)  poziomie. W tym zdecydowanie pomogą odpowiednie zwroty grzecznościowe

Czy na pewno wiesz, jak się za to zabrać?
Możesz liczyć na moją pomoc! 😄

Po przeczytaniu tego artykułu dowiesz się:

  • jak nigdy nie witać się w e-mailu,
  • gdzie stawiać przecinki przy zwrotach grzecznościowych,
  • jak napisać mail po angielsku.
Przykładowe CV

Chcesz, aby Twoje CV prezentowało się idealnie? Zobacz wszystkie szablony, jakie przygotowaliśmy w naszym kreatorze CV

Korespondencja formalna — w jakich sytuacjach?

W tym artykule chciałabym skupić się na zwrotach grzecznościowych stosowanych w korespondencji formalnej

W przypadku wiadomości nieformalnych (np. z dobrym znajomym) masz pełną dowolność w stosowaniu takich sformułowań. 

Maile służbowe (np. ze współpracownikami) choć powinny zachowywać półoficjalny charakter, także są znacznie bardziej elastyczne.

Korespondencja formalna - w jakich sytuacjach?

W związku z tym, kiedy potrzebna jest korespondencja formalna? 

Przede wszystkim wtedy, gdy pomiędzy nadawcą a adresatem:

  • nie zachodzą prywatne relacje
    np. między pracownikiem firmy a klientem lub między pracownikami dwóch instytucji;
  • istnieje różnica w statusie
    np. kandydat do pracy w stosunku do pracodawcy czy student do wykładowcy.

Czujesz, że treść e-maila, którego planujesz wysłać jest istotna?
Wydaje Ci się, że może on wpłynąć na Twoją karierę?
Odczuwasz szacunek do adresata swojej wiadomości?

W powyższych sytuacjach ZDECYDUJ SIĘ na utrzymanie formalnej konwencji.

Korespondencja formalna znajduje swoje odzwierciedlenie w:

  • odpowiednim przywitaniu,
  • właściwym pożegnaniu,
  • w stosownej treści.

Chcesz wiedzieć więcej? Koniecznie czytaj dalej. 😄

Zwroty grzecznościowe — powitanie

Spójrz na poniższego maila:

Zły przykład

Witam,

W załączniku CV.

Pozdrawiam!
Jan Kowalski

Czy według Ciebie to prawidłowa forma wiadomości do pracodawcy?
Oczywiście, że NIE.

A problem zaczyna się już w pierwszym wersie….

Odpowiednie przywitanie to oddanie szacunku dla adresata oraz wstęp do przedstawienia treści wiadomości. Niestety forma “Witaj” jest do tego absolutnie niestosowna. 

Dlaczego jej NIE stosować? Dlatego, że:

  • Zaburza relacje między nadawcą a adresatem
    “Witajcie” może powiedzieć gospodarz witający swoich gości. Czy wysyłając CV jesteś bardziej gospodarzem, czy gościem w firmie pracodawcy? 😄
  • Słowo to stosuje się przede wszystkim w mowie
    w korespondencji mailowej nie brzmi to dobrze, nawet w przypadku korespondencji nieoficjalnej.
  • Ten rodzaj przywitania jest uznawany za niepoprawny w powszechnej opinii
    jeżeli nawet próbujesz sobie wmówić, że “Witaj” to forma poprawna, pamiętaj o tym, że w mediach i w Internecie znajdziesz ogromne ilości głosów krytykujących takie przywitanie. A co jeżeli Twoim adresatem będzie ktoś, na kogo to słowo działa jak płachta na byka? 😄

Rodzi się więc pytanie — jak się przywitać?

W przypadku korespondencji oficjalnej stosuj zwroty:

  • Szanowny Panie lub Szanowna Pani
    napisz tak, jeżeli jesteś w stanie określić płeć adresata. Jeżeli adresat ma pewien tytuł (np. “Prezes” lub “Profesor”) możesz dodać go w tym miejscu.
  • Szanowni Państwo
    to dobre wyjście, jeżeli nie potrafisz określić, czy adresatem e-maila jest Pani Prezes czy Pan Prezes.
  • Dzień dobry
    nie obawiaj się stosować tego zwrotu, nawet, jeżeli adresat przeczyta wiadomość dopiero wieczorem. Użycie takiej formy jest jak najbardziej poprawne. Miej jednak na uwadze, że jest to nieco mniej sformalizowany zwrot niż wcześniejsze przykłady.

Powyższe zwroty grzecznościowe w mailu powinny być zakończone przecinkiem. W takiej sytuacji nowy akapit rozpocznij od małej litery.

Przykład? Spójrz poniżej:

Dobry przykład

Szanowny Panie Profesorze,

piszę do Pana w związku z koniecznością umówienia się na termin egzaminu ustnego. Czy będzie Pan dostępny na najbliższym dyżurze?

Przejdźmy teraz do kolejnego zagadnienia, czyli jakie zwroty grzecznościowe zastosować na zakończenie wiadomości?

Zwroty grzecznościowe — zakończenie maila

Zwroty grzecznościowe — zakończenie maila

Wiesz już, że w przypadku przywitań, należy wystrzegać się jak ognia sformułowania “Witam”.

Czy w przypadku zakończenia również czyhają na Ciebie podobne pułapki?

Niektórzy mówią, że zwrot:

  • “Pozdrawiam” jest nieodpowiedni w korespondencji oficjalnej — będzie tak szczególnie w przypadku, gdy mail rozpoczniesz od “Szanowny Panie”.
  • “Pozdrawiam” może znaleźć się w korespondencji oficjalnej, ale jedynie w przypadku rozpoczęcia jej od “Dzień dobry”.

I co począć w takiej sytuacji?

Oczywiście najrozsądniej będzie wybrać bezpieczny wariant i NIE UŻYWAĆ zwrotu „Pozdrawiam”.

W związku z tym możesz zakończyć wiadomość pisząc:

  • Z poważaniem
  • Z wyrazami szacunku
  • Łącząc wyrazy szacunku

Mam dla Ciebie jeszcze jedną ważną wskazówkę!

Po zwrocie grzecznościowym kończącym wiadomość nie pisze się przecinka. Jeżeli jednak bardzo Ci czegoś brakuje w takiej formule, możesz pokusić się o użycie myślnika. Po imieniu i nazwisku nie stawiaj kropki.

Prawidłowa forma to:

Z poważaniem
Jan Kowalski

Możesz także użyć:

Z wyrazami szacunku -
Jan Kowalski

Wiesz już, jakie zwroty grzecznościowe w mailu są powszechnie uznawane za prawidłowe.

Zapoznaj się jeszcze z kilkoma poradami dotyczącymi takiej korespondencji.

Etykieta w mailach — czyli jak pisać?

Chcesz, aby wysyłany przez Ciebie e-mail miał odpowiednią formę? 

Koniecznie zapoznaj się z poniższymi poradami!

Etykieta w mailach — czyli jak pisać?

Zachowaj podobny ton nagłówka oraz zakończenia

To, w jaki sposób witasz się z adresatem powinno znaleźć odzwierciedlenie w pożegnaniu.

W związku z tym pamiętaj o tym, aby po przywitaniu:

Szanowna Pani 

zakończyć wiadomość słowami:

Z wyrazami szacunku

a nie np.: „Pozdrawiam

Pomiń niepotrzebne zwroty

E-maile (także te oficjalne), czasem przyjmują formę dialogu. Jeżeli widzisz, że zapowiada się na dłuższą korespondencję chociażby z rekruterem, możesz — przy drugim e-mailu — przestać używać oficjalnego przywitania.

W końcu lepiej po prostu odpowiedzieć niż brnąć w rozbudowane formy. 😄

Pamiętaj o tytułach

Wiesz już o tym, że w oficjalnym e-mailu należy oddać pewien szacunek adresatowi. Stąd też należy rozsądnie używać zwrotów grzecznościowych.

MUSISZ jeszcze pamiętać, aby stosować tytuły. Jest to szczególnie istotne podczas kontaktów z kadrą akademicką czy prezesami firm.

Możesz pisać np.:

  • Szanowna Pani Rektor,
  • Szanowny Panie Doktorze,
  • Szanowna Pani Prezes.

A co z określeniami typu:

  • Wasza Magnificencjo,
  • Wasza Ekscelencjo,
  • Wasza Eminencjo?

Tego typu określenia stosuj w przypadku oficjalnego przemówienia.

Jeżeli piszesz prywatnego e-maila bardziej rozsądnym rozwiązaniem będzie:

Dobry przykład

Szanowny Panie Rektorze,

niż:

Zły przykład

Wasza Magnificencjo.

Nie spoufalaj się

W korespondencji służbowej możesz spotkać się ze sformułowaniami:

Zły przykład

Panie Janie

Jednak w przypadku e-maila oficjalnego — a takim jest przesłanie aplikacji na dane stanowisko pracy — lepiej nie spoufalaj się w ten sposób.

Wskazanym rozwiązaniem byłoby:

Dobry przykład

Szanowny Panie

zamiast bezpośredniego zwrotu z imieniem.

Zachowaj umiar

Wydaje Ci się, że im dłuższy zwrot tym większy szacunek dla adresata? Na pierwszy rzut oka tak mogłoby się wydawać. Warto jednak zachować zdrowy rozsądek w stosowaniu tego typu zwrotów.

Odpowiadając na ogłoszenie o pracę staraj się unikać rozbudowanych form, takich jak np.:

Zły przykład

Łącząc wyrazy poważania oraz prawdziwego szacunku

Po prostu taka pompatyczność wręcz nie współgra z formą mailową. 😄

Zwroty grzecznościowe w mailach zagranicznych

Zwroty grzecznościowe w mailach zagranicznych

A co w sytuacji, gdy wysyłasz maila z CV do zagranicznego pracodawcy?

W takim wypadku nie tylko CV oraz list motywacyjny powinny być przygotowane w obcym języku — pamiętaj także o e-mailu.

E-mail po angielsku — przydatne zwroty grzecznościowe

W przypadku pisania formalnego e-maila w języku angielskim możesz posługiwać się poniższymi zwrotami:

Przywitanie: 

  • Dear Sir, 
  • Dear Madam,
  • Dear Sir or Madam,
  • To whom it may concern.

Zakończenie:

  • Yours sincerely,
  • Yours faithfully,
  • Respectfully,
  • Kind regards.

O czym jeszcze pamiętać? Zwróć uwagę na inną interpunkcję niż w polskiej korespondencji.

Po przywitaniu typu “Dear Sir” stawiasz przecinek, ale nowy akapit rozpoczynasz od wielkiej litery. Z kolei po zwrocie na zakończenie typu “Yours sincerely” musisz postawić przecinek.

Tutaj z pomocą może Ci przyjść aplikacja Grammarly, która sprawdzi Twój tekst pod względem gramatyki w języku angielskim właśnie.

E-mail po niemiecku — przydatne zwroty grzecznościowe

Wysyłasz CV i list motywacyjny do pracodawcy niemieckiego? Przydatne będą poniższe zwroty.

Przywitanie:

  • Sehr geehrter Herr,
  • Sehr geehrte Frau,
  • Sehr geehrte Damen und Herren.

Zakończenie:

  • Mit freundlichen Grüßen,
  • Hochachtungsvoll.

A co z niemiecką interpunkcją?

Po przywitaniu konieczny jest przecinek, a akapit należy rozpocząć małą literą (jak w języku polskim). Natomiast po zwrocie na zakończenie przed podaniem imienia i nazwiska należy postawić przecinek.

Jeżeli jeszcze masz jakieś wątpliwości dotyczące zwrotów grzecznościowych w mailach, koniecznie zapoznaj się z Najczęściej Zadawanymi Pytaniami.

Zwroty grzecznościowe — FAQ

📌 Jak napisać maila do wykładowcy?

E-mail rozpocznij odpowiednim zwrotem, np. „Szanowny Panie Profesorze”. Pamiętaj o równie oficjalnym zakończeniu, np. “Z wyrazami szacunku”.

📌 Jak zakończyć list po angielsku?

W przypadku korespondencji oficjalnej, e-mail możesz zakończyć jednym z następujących zwrotów: “Yours sincerely”, “Yours faithfully”, “Respectfully”. Nie zapomnij o podaniu swojego imienia i nazwiska.

📌 Jak zakończyć maila?

Aby zakończyć wiadomość oficjalną, warto użyć zwrotu takiego jak np.: “Z wyrazami szacunku” lub “Z poważaniem”. Po tym zwrocie należy napisać swoje imię i nazwisko.

📌 Jak zacząć maila?

Na początku e-maila zastosuj zwrot grzecznościowy “Szanowna Pani”, “Szanowny Panie” lub “Szanowni Państwo”. Dopuszcza się również rozpoczęcie maila od “Dzień dobry”.

📌 Jakie zwroty grzecznościowe w mailu?

Prawidłowo napisany e-mail obejmuje zwroty grzecznościowe, które korespondują ze sobą od nagłówka — np. “Szanowni Państwo” — aż po zakończenie — np. “Łącząc wyrazy szacunku”. Formalny savoir-vivre zaleca również odpowiednie tytułowanie adresata np. “Szanowny Panie Prezesie” oraz odradza spoufalanie się, jak w przypadku zwrotu “Panie Wojtku”.

Podsumowanie

Widzisz, że zwroty grzecznościowe w mailu to nie jest wyjątkowo skomplikowana sprawa. Wystarczy poznać kilka przykładowych sformułowań i nauczyć się ich stosować. 

Gdy wejdzie Ci to w nawyk, każdy Twój e-mail będzie miał odpowiednią formę. Dzięki temu nie tylko pokażesz swoją profesjonalną twarz, ale także oddasz stosowny szacunek swojemu adresatowi.

Jeżeli w wiadomości przesyłasz prośbę lub aplikację na stanowisko pracy — zdecydowanie zwiększasz szansę na ich pozytywne rozpatrzenie. 😄

Gratulacje! Dotarłeś do końca!

To nie powód, aby się rozstawać. Pamiętaj, że w każdej chwili możesz skorzystać z naszego Kreatora CV, za pomocą którego przygotujesz perfekcyjne CV!

Spodobał Ci się ten poradnik?

Będzie mi niezmiernie miło, jeśli ocenisz go na 5 gwiazdek

Średnia 3.7 (3 oceny)

Joanna Ryś

Joanna Ryś

Specjalista ds. sourcingu

Joanna Ryś

Specjalista ds. sourcingu

Joanna posiada 8-letnie doświadczenie w branży rekrutacyjnej, a obecnie pracuje jako Główny Strateg do spraw Sourcingu w obszarze EMEA w firmie HAYS. Microsoft, Rolls Royce Aerospace, Abbott, AB Inbev to kilka firm z portfolio klientów...z którymi współpracowała, a do jej zadań należy definiowanie strategii pozyskiwania kandydatów w Europie, samodzielne zaradzanie narzędziami rekrutacyjnymi, monitorowanie stopy zwrotu inwestycji, wdrażanie inicjatyw z obszaru Employer Branding do procesów rekrutacyjnych oraz analiza danych. Dzielenie się wiedzą i dyskusje na temat pracy z kandydatami są jej pasją, dlatego chętnie tworzy nowe programy szkoleniowe, prowadzi zajęcia na studiach podyplomowych, organizuje warsztaty ze studentami krakowskich uczelni, pracownikami swojej firmy i wolnymi słuchaczami wywodzącymi się z różnych organizacji społecznych. Pasjonatka gier komputerowych i zagadnień socjoekonomii.