List motywacyjny - Sekretarka

Wpis nie był jeszcze oceniany

Krzysztof Razmus

Specjalista ds. rekrutacji

Aktualizacja:

Wpis nie był jeszcze oceniany

Prezentowany list motywacyjny skierowany jest do osób, które aplikują na posadę Sekretarki/Asystentki. Osoba kandydująca na to stanowisko, powinna posiadać umiejętność obsługi sekretariatu oraz aktualizacji dokumentacji firmy. Powinna być osobą operatywną, pracowitą, znającą podstawy z zakresu księgowości. Nie jest jej obca znajomość języka angielskiego.

Sekretarka, jest pracownikiem, spełniającym w firmie bardzo ważną rolę. Jej praca polega, na pomaganiu swojemu przełożonemu, lub przełożonej w prowadzeniu spraw administracyjnych, sporządzaniu notatek, umawianiu spotkań, w tym też i biznesowych. Sekretarka zajmuje się także opieką nad gośćmi. Pośredniczy również między przełożonym, a resztą załogi, oraz między szefem, a interesantami.

Najczęściej nawet nie zdajemy sobie sprawy, jak trudno znaleźć dobrą i rzetelną sekretarkę. Jednocześnie trudno też młodej dziewczynie,  u progu dorosłego życia, znaleźć w tym zawodzie zatrudnienie. Dlatego też, przed udaniem się na spotkanie rekrutacyjne, warto odpowiednio się przygotować do niego.

Po pierwsze, zanim udamy się na rozmową kwalifikacyjną, warto jak najwięcej dowiedzieć się o stanowisku pracy, na jakie aplikujemy, oraz o samej firmie, w której się ono znajduje. Przełożony będzie zadowolony, jeżeli będziemy posiadać, chociaż minimalną wiedzę o firmie, w której pragniemy się zatrudnić.  Na rozmowę w sprawie pracy najlepiej jest się ubrać schludnie, czysto i nie wyzywająco. Należy przyjść punktualnie, albo nawet trochę przed czasem. Świadczy to o punktualności i o okazaniu szacunku, przyszłemu pracodawcy.

Na rozmowę, w sprawie pracy na stanowisku sekretarki, należy zabrać ze sobą podanie o pracę czyli własnoręcznie sporządzone CV  i list motywacyjny. Nad sporządzeniem tych dokumentów, najlepiej posiedzieć dłuższą chwilę. Bowiem dobrze napisany list motywacyjny i curriculum vitae, są bardzo ważnym elementem całego procesu rekrutacji na stanowisko sekretarki. To one zanim zaprezentujesz się osobiście stanowią Twoją wizytówkę! Pamiętaj, że schludne i zadbane pisma rekrutacyjne mówią o Twoim profesjonalizmie, dlatego nigdy nie bagatelizuj  pracodawcy przedkładając mu list motywacyjny napisany „na kolanie„.

Co w liście zawrzeć?

W treści listu motywacyjnego musi być zachowany pewien porządek. Jeśli znane nam jest nazwisko dyrektora, napiszmy adres odbiorcy, zaczynając od jego nazwiska, następnie stanowisko, a na końcu adres. Na samym wstępie listu motywacyjnego powołajmy się na źródło, z którego zaczerpnęliśmy informacje o poszukiwaniu pracownika. Następnym elementem będzie wymienienie naszych kwalifikacji, wspominając o tych, które zawarte były w ogłoszeniu o pracę. W następnej kolejności wymieniamy nasze zalety osobiste takie jak np.: punktualność, lojalność oraz te sugerowane przez pracodawcę oraz wskazujące na konieczne do zawodu sekretarki.

Należy również pamiętać o umieszczeniu, zarówno w CV, jak i w liście motywacyjnym, klauzuli ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych, na potrzeby rekrutacji. W przeciwnym bowiem razie, nasze podanie o pracę, od razu może wylądować w koszu na śmieci.  Po zakończeniu treści listu motywacyjnego umieszczamy zwrot grzecznościowy typu: „Z wyrazami szacunku„, który powinien znajdować się po prawej stronie pola pisania. Z kolei po lewej stronie powinny znaleźć się stosowne załączniki, a więc CV, zaświadczenie o kwalifikacjach itp.

Jak się opisywać?

Pisząc swój list motywacyjny, a także krótką notkę opisową w Curriculum Vitae pamiętaj, że sekretarka to osoba, którą powinny opisywać cechy/kwalifikacje takie, jak:

  • doskonała znajomość języka polskiego
  • wiedza z zakresu prawa pracy
  • znajomość języka obcego
  • biegłą obsługa komputera i popularnych pakietów biurowych jak MS Office czy OpenOffice

Sekretarka ponadto powinna się interesować sprawami urzędniczymi, naukowymi, menadżerskimi i społecznymi. Dobra sekretarka, ponadto cechuje się doskonałą zdolnością koncentracji uwagi. Osoba pracująca na stanowisku sekretarki, powinna mieć też określone predyspozycje fizyczne i psychiczne:

  • umiejętność współdziałania w grupie,
  • łatwość przechodzenia od jednego zajęcia, do drugiego
  • czuć się osobą odpowiedzialną, zarówno za powierzone jej mienie, jak i za funkcjonowanie całej firmy
  • poza tym, powinna umieć się podporządkować przełożonemu
  • sekretarka, powinna również mieć dobry słuch, pamięć, oraz wzrok

Pamiętaj, że każdy pracodawca wymaga czego innego od swojego pracownika. Wymienione powyżej wskazówki powinny stanowić dla Ciebie pewien schemat i zestaw wytycznych, którymi powinnaś się sugerować pisząc swój list motywacyjny i życiorys zawodowy do pracy w charakterze sekretarki.

Przykładowy list motywacyjny dla sekretarki

Sandra Walkowiak
Adres: ul. Prosta 15
00-301 Warszawa

+48 XXX-XXX-XXX
Sandra.walkowiak@poczta.pl

Warszawa, 09.11.2010.

MOST WANTED! HR Consulting Group
ul. Rogalińska 1 lok. 44
01-206 Warszawa WOLA

Szanowni Państwo,

z ogromnym zainteresowaniem przeczytałam ofertę Waszej firmy, zamieszczoną w serwisie www.pracuj.pl, o numerze referencyjnym S/MS/MW, dotyczącą pracy na stanowisku sekretarki. Już na wstępie pragnę poinformować, iż posiadam doświadczenie w pracy na podobnej posadzie, dlatego też wymagania stawiane przez Państwa w ogłoszeniu nie stanowią dla mnie problemu.

Kilka lat temu ukończyłam studia magisterskie, na kierunku filologia angielska, na Uniwersytecie Warszawskim. Wybrałam ten kierunek, ponieważ nauka języków obcych zawsze mnie interesowała. Dodatkowo pragnę nadmienić, że władam biegle językiem hiszpańskim i włoskim.

Tuż po zakończeniu studiów, zatrudniono mnie na stanowisku sekretarki/asystentki prezesa w firmie „Alko Trans”, gdzie pracowałam przez okres 3 lat. Do moich obowiązków należała m.in.: obsługa sekretariatu, aktualizacja dokumentacji firmy, organizacja spotkań. Dzięki pracy na tym stanowisku nie jest mi obca podstawowa znajomość zagadnień z zakresu księgowości.

Nadmienię również, że posiadam prawo jazdy kat. „B”, a także potrafię posługiwać się komputerem.

Uważam, że jestem odpowiednią osobą na to stanowisko. Odznaczam się pracowitością, dyspozycyjnością, a także pożądaną na tej posadzie, punktualnością. Mój poprzedni pracodawca szczególnie cenił we mnie operatywność i odpowiedzialność. Na potwierdzenie tych słów, w załączniku przesyłam wystawione mi referencje.

Liczę na pozytywne rozpatrzenie mojej aplikacji oraz możliwość zaprezentowania się Państwu, podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Pobierz .pdf
Pobierz .doc
Pobierz .png

Spodobał Ci się ten poradnik?

Będzie mi niezmiernie miło, jeśli ocenisz go na 5 gwiazdek

Wpis nie był jeszcze oceniany

Krzysztof Razmus

Specjalista ds. rekrutacji

Krzysztof Razmus

Specjalista ds. rekrutacji

Człowiek z wieloletnim doświadczeniem w pracy w działach HR wielkich korporacji. Swoim doświadczeniem zdobytym w pracy w Human Resources dzieli się z czytelnikami na łamach serwisu employear.com. Publikuje rozmaite porady rekrutacyjne.... Pisze artykuły o tym, jak przygotować dokumenty rekrutacyjne, by były zgodne z obowiązującymi standardami a także by sprostały wymaganiom surowych rekruterów. Doradza, jak przygotować się na rozmowę kwalifikacyjną, by ta nie była dla nas "wyzwaniem życia:. Uczy co robić dobrze a czego unikać, żeby odnieść sukces w staraniach o lepszą pracę.