Co napisać w mailu z CV do pracodawcy? (porady i gotowe wzory)

Znalazłeś interesującą ofertę pracy. Wymagania pracodawcy idealnie opisują Twoje umiejętności. Wynagrodzenie i dodatkowe benefity wyglądają niczego sobie. Napisałeś CV i list motywacyjny, a teraz zabierasz się za wysłanie ich mailem do pracodawcy. I teraz pytanie – co w nim zamieścić? Jeśli nie wiesz co napisać w mailu z CV, to świetnie trafiłeś! Przygotowałam dla Ciebie kompleksowy poradnik, który uchroni Cię przed popełnieniem faux pas.

W obecnych czasach najpopularniejszym narzędziem do poszukiwania ofert pracy są ich internetowe wyszukiwarki. Agregują one tysiące ofert pracy i zazwyczaj też wyręczają Cię w kwestii dostarczenia swojego podania o pracę do pracodawcy. Tutaj mój poradnik wydaję się być zbędny 🙂

Co jednak, gdy znalazłeś ciekawe ogłoszenie, a pracodawca podaje Ci bezpośrednio swój e-mail do kontaktu?

No właśnie. W takiej sytuacji musisz uruchomić swojego klienta poczty e-mail i skomponować wiadomość do pracodawcy na własną rękę.

W moim poradniku poprowadzę Cię krok po kroku, tak by Twój email z CV stanowił równie profesjonalną wizytówkę Twojej osoby, tak samo, jak Twoje profesjonalne CV!

Jak zatytułować maila z CV?

Tytuł (temat) e-mail z twoim CV i listem motywacyjnym, to Twój pierwszy punkt styku z nową pracą. Nie zaniedbaj go, aby już na samym początku nie zrobił złego wrażenia na pracodawcy. Powiem Ci teraz przede wszystkim co:

  • powinieneś pisać w tytule wiadomości
  • oraz to, jakich błędów w nim nie popełnić.

Brak tytułu wiadomości w mailu z CV

Tytuł wiadomości emaila do pracodawcy to pierwsze miejsce, w którym możesz popełnić fatalny błąd! Wystrzegaj się go!

Mowa tutaj o braku tematu wiadomości e-mail! Mówiąc innymi słowy, to e-mail z CV wysłany z nieuzupełnionym tytułem.

Niestety, ale rekruterzy spotykają się z takimi wiadomościami…

Co taki e-mail mówi o pracowniku?

Przede wszystkim to, że jest niedbały. Dokładnie – niedbały. Jeśli kandydat nie potrafił zadbać o to, by jego e-mail z CV był kompletny, to pracodawca może mniemać, że jako potencjalny pracownik, może wykazywać podobne niedbalstwo w korespondencjach z klientami firmy.

Przykładowy e-mail z CV z pustym tytułem wiadomości
Przykładowy e-mail z CV z pustym tytułem wiadomości

Zwróć uwagę na przykład wiadomości e-mail wysłanej z pustym tematem wiadomości 🔝zaprezentowany powyżej. Nie wygląda to dobrze. Pokazujący się zwrot „(brak tematu)” nie budzi raczej pozytywnych skojarzeń.

Co zatem pisać w temacie maila z CV?

Na samym początku przeczytaj dokładnie ogłoszenie o pracę, na które aplikujesz. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że pracodawca wyraźnie zaznaczył, czego oczekuje od Ciebie w temacie wiadomości e-mail.

W ogłoszeniach o pracę zazwyczaj pojawia się prośba o podanie w temacie wiadomości:

  • jej numeru referencyjnego,
  • bądź też nazwy stanowiska, na które aplikujesz

Jeśli w ogłoszeniu nie ma jasno sprecyzowanych wytycznych, to wówczas masz wolną rękę. Nie znaczy to jednak, że powinieneś pisać tam, co Ci „ślina na język” przyniesie 😉

Dobrą praktyką będzie skomponowanie tematu wiadomości z wyżej przytoczonych informacji (numer referencyjny, nazwa stanowiska). Możesz również dodać do nich swoje imię i nazwisko. Przykład tak skomponowanego tytułu e-mail zaprezentowałam poniżej:

Doradca sportowy, #14683245, Jan Kowalski

Rozprawiliśmy się z tematem wiadomości e-mail, przejdziemy teraz do treści właściwej Twojego e-maila 🙂 Dowiesz się teraz jak napisać maila z CV, by był on zgodny z powszechnymi standardami.

Jak napisać maila z CV?

To kolejna „warstwa tekstowa” Twojej pierwszej interakcji z pracodawcą, która mówi o Twojej dbałości o szczegóły.

Tutaj tak samo, jak w przypadku tytułu wiadomości, wystrzegaj się wysłania e-mail z CV z pustą wiadomością do odbiorcy. Temat ten wzięliśmy na tapetę podczas tematu wiadomości, dlatego nie będę się tutaj nad nim szczególnie rozwodzić.

Treść maila z CV – kluczowe elementy

Konwencja pisania wiadomości e-mail czerpie ze wzorców klasycznych listów, dlatego wymienię teraz po kolei to, z jakich elementów powinna składać się Twoja wiadomość. Treść maila z CV powinna opierać się na tych sześciu segmentach:

Segment mailaOpis i przykład
Zwrot grzecznościowy „Szanowni Państwo”. Wystrzegaj się oklepanego „Witam”, ponieważ nie jest to poprawna, ani profesjonalna, forma przywitania w wiadomości e-mail (pomimo, iż jest bardzo często spotyka).
Nawiązanie do ogłoszeniato bardzo ważne, żebyś jednoznacznie wskazał, którego ogłoszenia dotyczy Twoje podanie o pracę. Przykładowy zwrot: „W nawiązaniu do ogłoszenia #1575356 na stanowisko testera oprogramowania w firmie ITLAB zamieszczonego w serwisie Pracuj.pl”
Krótkie i zwięzłe rozwinięcie„Pozwoliłem zgłosić swoją kandydaturę do ww. oferty pracy, ponieważ idealnie pasuje ona do posiadanych przeze mnie kwalifikacji. Posiadam ponad 7 letnie doświadczenie w pracy w tym zawodzie.”
Informacje o załączonych dokumentach „W załączniku tej wiadomości znajdą Państwo moje CV oraz list motywacyjny”.
Zwrot grzecznościowyskoro „ładnie” zacząłeś swój e-mail, to pasuje równie ładnie go zakończyć, np. „Dziękuję za poświęcony czas na przeczytanie tej wiadomości. Liczę na możliwość zaprezentowania mojej kandydatury podczas rozmowy kwalifikacyjnej.”
Podpis„Pozdrawiam serdecznie, Jan Kowalski.”

Teraz zbierzemy w całość te wszystkie składowe dobrej wiadomości e-mail do pracodawcy, tak żebyś mógł zobaczyć je od początku do końca w zwartej formie 🙂 Poniżej treść maila z CV, która posiada wszystkie wymagane segmenty:

Szanowni Państwo,

w nawiązaniu do ogłoszenia #1575356 na stanowisko testera oprogramowania w firmie ITLAB zamieszczonego w serwisie Pracuj.pl, pozwoliłem sobie zgłosić swoją kandydaturę do ww. oferty pracy, ponieważ idealnie pasuje ona do posiadanych przeze mnie kwalifikacji. Posiadam ponad 7 letnie doświadczenie w pracy w tym zawodzie.

W załączniku tej wiadomości znajdą Państwo moje CV oraz list motywacyjny.

Dziękuję za poświęcony czas na przeczytanie tej wiadomości. Liczę na możliwość zaprezentowania mojej kandydatury podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Pozdrawiam serdecznie,
Jan Kowalski.

Treść maila c CV nie powinna stanowić teraz dla Ciebie wyzwania.

Wiesz już co napisać w mailu z CV, a przede wszystkim jak napisać maila z CV, aby pracodawca od samego początku miał pozytywne skojarzenia z Twoją osobą. Bierzemy teraz na warsztat załączniki wiadomości e-mail, czyli to, jak poprawnie „osadzić” swoje dokumenty aplikacyjne w e-mailu 🙂

Nazwa pliku z CV i listem motywacyjnym w mailu

Załączniki do wiadomości to kolejne miejsce wiadomości e-mail, które może powiedzieć sporo na temat Twojej skrupulatności.

Obowiązują tutaj 2 fundamentalne zasady, które od razu Ci przybliżę:

  • Poprawne i schludne nazewnictwo pliku
  • Poprawny format pliku

Pamiętaj, że pracodawcy doceniają to, jak schludnie i skrupulatnie kandydat aplikuje do ich pracy. Mając to na uwadze, nie łam pierwszej zasady!

Nazwij poprawnie swój plik. W nazwie pliku podaj:

  • swoje imię i nazwisko
  • a następnie dodaj, co to za dokumenty

Tak powinny wyglądać poprawnie nazwane załączniki do Twojego e-maila:

Jan_Kowalski_CV.pdf

Jan_Kowalski_List_motywacyjny.pdf

chyba nie zaprzeczysz, że wygląda to o wiele bardziej profesjonalnie, aniżeli:

adfsgad4563_file_eport.pdf

🙂

Druga zasada dotyczy formatu pliku. Pamiętaj, że swoje CV i list motywacyjny powinieneś wysyłać w formacie publikowanym .pdf. Nie wysyłaj do pracodawcy CV w formacie roboczym .doc! Więcej na ten temat możesz przeczytać w naszej publikacji Format CV – DOC czy PDF?

Twój adres e-mail

Pamiętaj, żeby w przypadku formalnej korespondencji, jaką niewątpliwie jest mail do pracodawcy, skorzystać z odpowiedniego adresu e-mail.

Jeśli posiadasz starą skrzynkę e-mail, którą założyłeś lata temu, a Twój adres e-mail nie wygląda profesjonalnie, to pomyśl o tym, żeby założyć nowy adres.

Zdecydowanie lepiej prezentuje się mail:

jan.kowalski@domena.pl

aniżeli:

mighty_killer@o2.pl

Jeśli nie wiesz, gdzie założyć nową skrzynkę mailową, to tutaj podsyłam Ci kilka propozycji:

Co napisać w mailu z CV BEZ ogłoszenia?

No właśnie. Dobre pytanie. Do tej pory cały czas koncentrowaliśmy się nad mailem w odpowiedzi na konkretne ogłoszenie. Co napisać w mailu z CV bez ogłoszenia uprzednio zamieszczonego przez pracodawcę?

Najpierw postaram się udzielić Ci odpowiedzi na zasadnicze pytanie. Czy w ogóle warto wysyłać maila z CV bez ogłoszenia?

Zdecydowanie TAK! Kto nie ryzykuje, ten nie pije szampana 😉

Argumentów na TAK jest kilka. Najważniejsze z nich to przede wszystkim to, że:

  • Po pierwsze. Firma może obecnie prowadzić „cichą rekrutację”. Tzn. być może stara się pozyskać nowego pracownika za pomocą rekomendacji pracowniczych, jednocześnie nie zamieszczając żadnych publicznych ofert pracy. Możesz właśnie „wstrzelić” się w taką chwilę 🙂
  • Po drugie. W przypadku wyrażenia „długoterminowej” zgody na przetwarzanie danych osobowych, Twoje CV może zostać wykorzystane w niedalekiej przyszłości. Mowa tu o przekazaniu zgody na cele bieżącej i ewentualnych przyszłych procesów rekrutacyjnych.
  • Po trzecie. Twoje CV może na tyle oczarować pracodawcę, że utworzy on stanowisko pracy specjalnie dedykowane dla Ciebie! Być może Twoje umiejętności otworzą mu przysłowiowe „klapki na oczach”, by specjalnie zaadaptować Ciebie w swoim zespole.

Ok, wiemy już czy warto pisać maila z CV bez ogłoszenia o pracę. Teraz zastanowimy się co pisać w takiej wiadomości.

Tytuł maila z CV BEZ ogłoszenia

Tutaj niestety nie możemy się powołać na numer referencyjny konkretnego ogłoszenia o pracę. Co nam w takim razie zostaje?

  • imię i nazwisko,
  • nasz zawód, czy też stanowisko, które chcielibyśmy objąć
  • ewentualna wstawka „podanie o pracę”, która podkreśli charakter Twojej korespondencji

Poniżej gotowy przykład:

Podanie o pracę: Jan Kowalski, Tester oprogramowania

Treść maila z CV BEZ ogłoszenia

Wiesz już, jak sformułować tytuł wiadomości BEZ ogłoszenia o pracę. Teraz bierzemy na warsztat treść właściwą.

Treść Twojego maila do pracodawcy w takiej sytuacji powinna mocno czerpać z formy listu motywacyjnego. Skoro obecnie nie trwa żadna rekrutacja, to nie masz podstawowego punktu zaczepienia. W takiej sytuacji musisz „zaczepić” się czegoś innego 🙂

W swojej wiadomości koniecznie powinieneś napisać:

  • dlaczego jesteś zainteresowany pracą właśnie w TEJ firmie,
  • co o niej wiesz,
  • na jakim stanowisku widziałbyś siebie,
  • jakie posiadasz doświadczenie zawodowe i predyspozycje do pracy na tym stanowisku.

Wzór maila z CV BEZ ogłoszenia

Wiesz już co powinieneś zawrzeć w treści maila, gdy pracodawca nie prowadzi rekrutacji. Zbierzemy teraz to w całość i pokażę Ci wzór takiej wiadomości:

Szanowni Państwo,

nazywam się Jan Kowalski i pozwoliłem sobie napisać tę wiadomość pomimo, iż firma ITLAB nie prowadzi w tym momencie żadnej rekrutacji na stanowisko testera oprogramowania.

Od długiego czasu śledzę rozwój Państwa firmy (głównie za pomocą social media). Niejednokrotnie spotkałem tam właśnie opinie Państwa klientów, które utwierdziły mnie w przekonaniu, że firma ITLAB oferuje klientom oprogramowanie najwyżej jakości.

Uważam, że moje 7-letnie doświadczenia w pracy, jako tester oprogramowania, przyczyniłoby się do jeszcze lepszej jakości tworzonego produktu.

W załączniku tej wiadomości znajdą Państwo moje Curriculum vitae, w którym mogą Państwo poznać miejsca pracy, w których zdobywałem doświadczenie zawodowe, jako tester oprogramowania.

Z góry dziękuję za możliwość osobistego spotkania na rozmowie kwalifikacyjnej.

Pozdrawiam serdecznie,
Jan Kowalski

Rozprawiliśmy się z tym co napisać w mailu z CV, a także jak go pisać, by był skuteczny. Przedstawię Ci teraz popularne błędy, których Ty nie możesz popełnić, jeśli chcesz by Twój mail z CV zdał egzamin!

Popularne błędy w mailu z CV

Do tej pory rozprawiliśmy się z tym, co należy napisać w mailu z CV. Teraz skupię się na informacjach, które nie powinny się w nim pojawić. Tak więc po kolei postaram się wymienić te kwestie, których powinieneś się wystrzegać podczas „konstruowania” swojej pierwszej korespondencji do pracodawcy.

Brakujące elementy maila z CV

Pisząc swojego maila z CV nie możesz zapomnieć o kilku podstawowych elementach. Przygotowałam dla Ciebie prostą checklistę, która uchroni Cię przed pomyłką. Oto elementy maila, o których nie możesz zapomnieć:

  • Tytuł e-maila
  • Podpis i zwrot grzecznościowy
  • Nawiązanie do konkretnego ogłoszenia o pracę
  • Załączniki

Powielanie tego samego maila do pracodawcy

Wielokrotnie poruszaliśmy tutaj kwestię masowego powielania CV do różnych pracodawców. Nie jest to dobra praktyka, ponieważ każdy pracodawca oczekuje od kandydata przynajmniej odrobiny indywidualnego podejścia. To samo tyczy się maila z CV. Nie „przeklepuj” gotowej formułki. Za każdym razem staraj się dodać „coś od siebie”.

Niepoprawne przywitanie

Kwestia, która została już poruszona w tym poradniku. Wystrzegaj się korzystania z przywitania:

Witam

To niepoprawna forma, choć jest nagminnie spotykana. Zamiast tego przywitaj się z pracodawcą bardziej profesjonalnym zwrotem, jak:

Szanowni Państwo

W ramach pogłębienia tematu, odsyłam cię do wypowiedzi prof. Jerzego Bralczyka, która mam nadzieję przekona Cię do korzystania z odpowiedniej formy przywitania w wiadomości e-mail 🙂

Błędy językowe

To kolejna kwestia, na którą musisz zwrócić szczególną uwagę. Nawet, jeśli nie aplikujesz do pracy na stanowisko nauczyciela języka polskiego, to Twoja pisownia może „powiedzieć” nieco za dużo na temat Twojej osoby. Zanim wyślesz maila z CV, to poproś osobę trzecią, żeby przeczytała ją. Pamiętaj, że sprawdzanie pisowni w programie pocztowym nie jest w stanie uchronić Cię przed niektórymi błędami!

Podam Ci teraz prosty przykład:

Jestem osobom z 7-letnim doświadczeniem w pracy

W tym zdaniu wyraz „osobom jest oczywistym błędem, ponieważ dotyczy on liczby mnogiej. Poprawna forma to:

Jestem osobą z 7-letnim doświadczeniem w pracy

Prawdopodobnie żaden moduł sprawdzania pisowni nie podkreśli Ci tego, jako błąd, ponieważ słowo „osobom” istnieje w słowniku języka polskiego. Często łapie nas ślepota na własne błędy, dlatego zawsze dobrze poprosić kogoś „z zewnątrz”, aby sprawdził treść Twojej wiadomości.

Brak polskich znaków

O ile Twoi znajomi podczas rozmowy za pomocą komunikatorów internetowych, nie oczekują od Ciebie używania polskich znaków, o tyle pracodawcy już tak. Nie traktuj maila z CV, jak koleżeńskiej pogawędki. Pamiętaj, że e-mail wysyłany do pracodawcy, to oficjalna korespondencja. W związku z tym, musisz stosować się w niej do poprawnej polszczyzny.

„Wyślij do wielu”

Wspominałam Ci już wcześniej, że tak samo, jak Twoje Curriculum vitae, tak samo i treść maila powinna być spersonalizowana pod kątem oferty pracy. Jeśli już koniecznie chcesz użyć uniwersalnego wzoru i wysłać do wielu pracodawców tego samego maila, to pamiętaj o tym, by rozróżniać pola DW i UDW.

Jeśli skorzystasz z pola DW, to wówczas każdy odbiorca e-maila będzie miał wgląd w pozostałych jawnych odbiorców Twojego „mailingu”.

Pole, z którego powinieneś skorzystać w tej sytuacji to UDW, czyli „Ukryte do wiadomości” (z ang. blind carbon copy). Tak wysłana zbiorcza wiadomość będzie miała ukrytych pozostałych adresatów. Dzięki temu nie powiesz pracodawcy wprost, że „jest jednym z wielu” 😉

Słowem zakończenia

Teraz, gdy już poznałeś wszystkie moje wskazówki, zaprezentuję Ci kompleksowy e-mail kandydata do pracy, w którym wszystkie moje wskazówki zostały wykorzystane:

Mam nadzieję, że teraz napisanie profesjonalnego maila z CV do pracodawcy będzie dla Ciebie przysłowiową „bułką z masłem”. Jeśli zastosujesz się do ww. wskazówek, możesz mieć pewność, że Twój e-mail będzie stanowił profesjonalną wizytówkę Twojej osoby 🙂

Jeśli masz jakieś wątpliwości, to zapraszam do zadawania pytań w komentarzach poniżej. Powodzenia!

Spodobał Ci się ten poradnik? Będzie mi niezmiernie miło, jeśli ocenisz go na 5 gwiazdek 🙂
(Ocen: 1, Średnia ocena: 5)
Joanna Ryś

Joanna Ryś

Joanna posiada 8-letnie doświadczenie w branży rekrutacyjnej, a obecnie pracuje jako Główny Strateg do spraw Sourcingu w obszarze EMEA w firmie WilsonHCG. Microsoft, Rolls Royce Aerospace, Abbott, AB Inbev to kilka firm z portfolio klientów z którymi współpracowała, a do jej zadań należy definiowanie strategii pozyskiwania kandydatów w Europie, samodzielne zaradzanie narzędziami rekrutacyjnymi, monitorowanie stopy zwrotu inwestycji, wdrażanie inicjatyw z obszaru Employer Branding do procesów rekrutacyjnych oraz analiza danych. Dzielenie się wiedzą i dyskusje na temat pracy z kandydatami są jej pasją, dlatego chętnie tworzy nowe programy szkoleniowe, prowadzi zajęcia na studiach podyplomowych, organizuje warsztaty ze studentami krakowskich uczelni, pracownikami swojej firmy i wolnymi słuchaczami wywodzącymi się z różnych organizacji społecznych. Pasjonatka gier komputerowych i zagadnień socjoekonomii.

Dodaj komentarz

Kliknij tutaj, aby zostawić komentarz